Ja, je kunt een kwaliteitsmanager inhuren voor een paar dagen per week. Dit is zelfs de meest gebruikte constructie bij technische MKB-bedrijven: een externe of interim kwaliteitsmanager die op basis van een vast aantal uren per week of maand actief is binnen de organisatie. Zo profiteer je van vakkennis zonder de kosten van een fulltime medewerker. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het inhuren van een kwaliteitsmanager op maat.
Wat doet een kwaliteitsmanager precies in een MKB-bedrijf?
Een kwaliteitsmanager zorgt ervoor dat een bedrijf voldoet aan relevante normen, wet- en regelgeving en interne kwaliteitseisen. In een MKB-bedrijf betekent dit concreet: het opzetten en onderhouden van een kwaliteitsmanagementsysteem, het begeleiden van audits en certificeringen, en het vertalen van normen zoals ISO 9001 naar de dagelijkse werkpraktijk.
In de praktijk vervult een kwaliteitsmanager bij een MKB-bedrijf meerdere rollen tegelijk. Naast kwaliteit houdt hij of zij zich vaak ook bezig met arbeidsomstandigheden, veiligheid en milieu. Dit wordt ook wel de KAM-functie genoemd: Kwaliteit, Arbo en Milieu. Sommige organisaties spreken van een QHSE-manager, waarbij ook Health en Safety expliciet zijn opgenomen.
Taken die een kwaliteitsmanager in een MKB-bedrijf typisch uitvoert:
- Opstellen en beheren van procedures, werkinstructies en het kwaliteitshandboek
- Voorbereiden en begeleiden van interne en externe audits
- Uitvoeren of coördineren van een risico-inventarisatie en -evaluatie
- Registreren en analyseren van afwijkingen, klachten en verbeteracties
- Bewaken van wet- en regelgeving op het gebied van kwaliteit, veiligheid en milieu
- Rapporteren aan de directie over de prestaties van het managementsysteem
Voor veel MKB-bedrijven is dit geen fulltime taak. De hoeveelheid werk hangt sterk af van de omvang van de organisatie, het aantal certificeringen en de branche.
Kun je een kwaliteitsmanager ook parttime of op basis van uren inhuren?
Ja, een kwaliteitsmanager parttime of op uurbasis inhuren is volledig mogelijk en voor MKB-bedrijven vaak de meest praktische keuze. Je kunt kiezen voor een vaste dag per week, een pakket aan uren per maand, of een projectmatige inzet rondom een specifieke certificering of audit.
Er zijn drie gangbare constructies voor het inhuren van een interim QHSE/KAM manager:
- Vaste dag(en) per week: De kwaliteitsmanager is structureel aanwezig, bijvoorbeeld elke dinsdag en donderdag. Dit werkt goed als er doorlopend werk is.
- Urenabonnement per maand: Je spreekt een vast aantal uren af, bijvoorbeeld tien of twintig uur per maand. De adviseur plant zijn werkzaamheden flexibel in.
- Projectmatige inzet: Je huurt een kwaliteitsmanager in voor een afgebakend project, zoals het behalen van een ISO-certificering of het uitvoeren van een RI&E.
De parttime constructie biedt flexibiliteit: je schaalt op als er meer werk is, bijvoorbeeld bij een hercertificering, en terug als het rustig is. Veel bedrijven starten met een beperkt aantal uren en breiden dit uit naarmate de samenwerking groeit.
Hoeveel uur per week heeft een kwaliteitsmanager een gemiddeld MKB-bedrijf nodig?
Een gemiddeld technisch MKB-bedrijf heeft doorgaans tussen de vier en twaalf uur per week nodig voor kwaliteitsmanagement. De exacte behoefte hangt af van het aantal medewerkers, de complexiteit van de processen, het aantal certificeringen en hoe volwassen het kwaliteitssysteem al is.
Als vuistregel kun je het volgende aanhouden:
- Klein bedrijf (tot 25 medewerkers), één certificering: vier tot acht uur per week
- Middelgroot bedrijf (25 tot 100 medewerkers), meerdere normen: acht tot zestien uur per week
- Groter MKB-bedrijf met complexe processen of meerdere locaties: meer dan twintig uur per week, richting een fulltime invulling
Houd er rekening mee dat de behoefte niet constant is. In aanloop naar een externe audit of hercertificering neemt de werklast tijdelijk toe. Een goede externe kwaliteitsmanager anticipeert hierop en plant zijn uren dienovereenkomstig.
Wat zijn de kosten van een externe kwaliteitsmanager per dag of per uur?
De kosten van een externe kwaliteitsmanager liggen in Nederland doorgaans tussen de 85 en 150 euro per uur, afhankelijk van ervaring, specialisatie en de complexiteit van de opdracht. Op dagtarief komt dit neer op ruwweg 700 tot 1.200 euro per dag.
Ter vergelijking: een fulltime kwaliteitsmedewerker in loondienst kost een MKB-bedrijf inclusief werkgeverslasten al snel 60.000 tot 80.000 euro per jaar. Een externe kwaliteitsmanager die twee dagen per week actief is, kost bij een gemiddeld tarief ongeveer 25.000 tot 35.000 euro op jaarbasis. Dat is een aanzienlijk verschil, zeker als de functie geen fulltime bezetting rechtvaardigt.
Naast het uurtarief zijn er factoren die de totaalkosten beïnvloeden:
- Reiskosten en reistijd, afhankelijk van de locatie
- Of er sprake is van een langdurig contract of kortlopende opdracht
- De mate van specialisatie die vereist is (generalist KAM versus specialist informatiebeveiliging of voedselveiligheid)
- Eventuele kosten voor certificeringen, audits of trainingen die de adviseur begeleidt
Bekijk ook de beschikbare oplossingen om een goed beeld te krijgen van wat een samenwerking in de praktijk inhoudt.
Wanneer is een vaste kwaliteitsmedewerker beter dan een externe adviseur?
Een vaste kwaliteitsmedewerker in loondienst is beter dan een externe adviseur wanneer de organisatie structureel meer dan drie à vier dagen per week kwaliteitsmanagement nodig heeft, of wanneer diepgaande kennis van interne processen en cultuur cruciaal is voor de functie.
Er zijn situaties waarin een interne medewerker duidelijk de voorkeur verdient:
- De organisatie is sterk gegroeid en kwaliteitsmanagement is uitgegroeid tot een fulltime taak
- De functie vereist dagelijks contact met productiemedewerkers op de werkvloer
- Er is behoefte aan iemand die de bedrijfscultuur van binnenuit kent en langdurig mee kan bouwen
- De organisatie wil kennis structureel intern borgen en niet afhankelijk zijn van een externe partij
Aan de andere kant biedt een externe adviseur voordelen die een interne medewerker moeilijk kan evenaren: brede kennis van meerdere branches en normen, geen inwerkperiode bij een nieuwe norm, en de mogelijkheid om op te schalen zonder vaste personeelskosten. Veel MKB-bedrijven kiezen bewust voor een combinatie: een interne KAM-coördinator die de dagelijkse zaken beheert, aangevuld met een externe adviseur voor specialistische vraagstukken en audits.
Hoe vind je een betrouwbare kwaliteitsmanager voor een paar dagen per week?
Een betrouwbare kwaliteitsmanager voor een paar dagen per week vind je via gespecialiseerde adviesbureaus, vaknetwerken of via directe aanbevelingen uit je branche. Het belangrijkste criterium is niet het tarief, maar de combinatie van aantoonbare ervaring, kennis van jouw sector en een praktische werkwijze die past bij jouw organisatie.
Let bij je zoektocht op de volgende punten:
- Sectorkennis: Heeft de adviseur ervaring in technische MKB-bedrijven of jouw specifieke branche?
- Breedte van kennis: Kan de adviseur meerdere normen en domeinen bedienen, of is hij of zij smal gespecialiseerd?
- Praktische aanpak: Werkt de adviseur met concrete systemen en hulpmiddelen, of levert hij of zij vooral documenten op?
- Referenties en projecten: Vraag naar eerdere opdrachten en resultaten. Bekijk eventueel voorbeeldprojecten om een indruk te krijgen van de werkwijze.
- Beschikbaarheid en flexibiliteit: Kan de adviseur opschalen bij drukte, zoals rondom een hercertificering?
Een goed adviesbureau werkt met meerdere adviseurs die elkaar aanvullen op kennis en beschikbaarheid. Zo ben je niet afhankelijk van één persoon en profiteer je van gebundelde expertise.
Hoe Pienter helpt met een kwaliteitsmanager inhuren
Wij bieden MKB-bedrijven een flexibele en praktische oplossing voor kwaliteitsmanagement op maat. Of je nu een kwaliteitsmanager parttime wilt inhuren voor een vaste dag per week of op zoek bent naar een KAM manager op uurbasis: wij denken mee over de invulling die het beste past bij jouw organisatie en werkdruk.
Wat wij concreet bieden:
- Een team van drie HVK-adviseurs (Hogere Veiligheidskundige) met brede kennis van kwaliteit, arbo, veiligheid en milieu
- Interim QHSE/KAM-management op basis van een vast aantal uren of dagen per week
- Begeleiding bij het behalen en behouden van certificeringen zoals ISO 9001, ISO 14001 en VCA
- Een digitaal KAM-systeem in Microsoft 365, zodat je binnen drie klikken de juiste informatie beschikbaar hebt
- Praktische vertaling van normen en wetgeving naar de werkvloer, zonder papieren tijgers
Wil je weten hoeveel uur jouw organisatie nodig heeft en wat de meest passende constructie is? Neem contact op en we bespreken vrijblijvend de mogelijkheden.
