Als je medewerkers al jaren op dezelfde manier werken, is dat niet automatisch een probleem. Maar het is ook geen garantie dat die werkwijze nog verantwoord is. Werkprocessen die ooit zorgvuldig zijn opgezet, kunnen door de jaren heen sluipend veranderen, terwijl de risico’s ongemerkt groeien. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het beoordelen van bestaande werkwijzen, van de wettelijke verplichtingen tot de praktische aanpak.
Wanneer wordt een vaste werkwijze een veiligheidsrisico?
Een vaste werkwijze wordt een veiligheidsrisico op het moment dat de omstandigheden zijn veranderd, maar de werkwijze zelf niet is meegegroeid. Denk aan nieuwe machines, andere materialen, gewijzigde regelgeving of een andere samenstelling van het team. Wanneer medewerkers iets “altijd al zo doen” zonder te weten waarom, is dat een signaal dat de werkwijze nooit kritisch is geëvalueerd.
Ingesleten gewoonten ontstaan geleidelijk. Een medewerker die een beschermingsmaatregel omzeilt omdat het sneller werkt, een collega die dat overneemt, en voor je het weet is een onveilige handeling de norm geworden. Dit wordt ook wel normalisatie van afwijkingen genoemd. Het gevaarlijke is juist dat het zo vanzelfsprekend aanvoelt. Niemand heeft bewust gekozen voor een onveilige werkwijze, maar het resultaat is hetzelfde.
Concrete signalen dat een werkwijze opnieuw beoordeeld moet worden:
- Er zijn bijna-ongelukken geweest die nooit formeel zijn gemeld
- Medewerkers kunnen niet uitleggen waarom ze iets op een bepaalde manier doen
- Werkinstructies zijn verouderd of worden niet meer gebruikt
- Er zijn nieuwe machines, stoffen of werkplekken in gebruik genomen
- De samenstelling van het team is sterk veranderd, bijvoorbeeld door nieuwe medewerkers of uitzendkrachten
Wat zegt de wet over het beoordelen van werkwijzen?
De Arbowet verplicht iedere werkgever om de risico’s in zijn bedrijf systematisch in kaart te brengen en te beheersen. Dit is geen eenmalige verplichting. De wet stelt dat een risico-inventarisatie en evaluatie actueel moet zijn en periodiek herzien moet worden, zeker wanneer er wijzigingen plaatsvinden in de organisatie, de werkprocessen of de werkomstandigheden.
De Arbowet vormt de basis, maar er zijn ook aanvullende normen en sectorspecifieke regelgeving die bepalen hoe veilig werken er in de praktijk uit moet zien. De Nederlandse Arbeidsinspectie houdt toezicht op de naleving hiervan en kan bij overtredingen boetes opleggen of zelfs het werk stilleggen. Het feit dat iets “altijd al zo ging” is geen geldig verweer bij een inspectie of na een arbeidsongeval.
Werkgevers zijn wettelijk verplicht om:
- Een actuele RI&E te hebben die alle relevante risico’s dekt
- Een plan van aanpak op te stellen met concrete maatregelen en termijnen
- Medewerkers te informeren over de risico’s en de maatregelen
- Periodiek te toetsen of de maatregelen nog effectief zijn
Hoe voer je een RI&E uit voor bestaande werkprocessen?
Een RI&E voor bestaande werkprocessen begint met het in kaart brengen van alle activiteiten die medewerkers dagelijks uitvoeren, inclusief de informele varianten die in de loop der jaren zijn ontstaan. Vervolgens beoordeel je per activiteit welke gevaren aanwezig zijn, hoe groot de kans op schade is en hoe ernstig die schade kan zijn. Op basis daarvan stel je prioriteiten en bepaal je welke maatregelen nodig zijn.
De aanpak in stappen:
- Inventariseer de werkprocessen: Loop alle werkplekken en taken door, ook de taken die niet in een functiebeschrijving staan maar wel regelmatig voorkomen.
- Identificeer de gevaren: Denk aan fysieke belasting, gevaarlijke stoffen, machineveiligheid, werkdruk en omgevingsfactoren.
- Beoordeel de risico’s: Weeg kans en ernst af en bepaal of de huidige maatregelen afdoende zijn.
- Stel een plan van aanpak op: Beschrijf welke maatregelen worden genomen, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer het gerealiseerd moet zijn.
- Evalueer periodiek: Een RI&E is geen eenmalig document, maar een levend instrument dat je regelmatig actualiseert.
Voor complexere risico’s, zoals machineveiligheid of blootstelling aan gevaarlijke stoffen, volstaat een standaard RI&E soms niet. In dat geval is een verdiepend onderzoek op zijn plaats, waarbij specialisten met specifieke expertise de situatie grondig analyseren.
Wat zijn de meest voorkomende risico’s bij ingesleten werkgewoonten?
De meest voorkomende risico’s bij ingesleten werkgewoonten zijn fysieke overbelasting, het niet of verkeerd gebruiken van persoonlijke beschermingsmiddelen, onveilig gebruik van machines en blootstelling aan gevaarlijke stoffen. Deze risico’s zijn zo gevaarlijk juist omdat ze onzichtbaar zijn geworden in de dagelijkse routine.
In de technische sector zien we regelmatig dat medewerkers beschermingsmiddelen weglaten omdat ze “in de weg zitten” of omdat niemand hen daar ooit op heeft gewezen. Machines worden gebruikt op een manier die niet overeenkomt met de oorspronkelijke instructies, simpelweg omdat een collega het zo heeft voorgedaan. En bij gevaarlijke stoffen ontbreekt vaak de kennis over wat er precies in een product zit en welke voorzorgsmaatregelen nodig zijn.
Andere veelvoorkomende risico’s:
- Ergonomische problemen door jarenlang dezelfde bewegingen herhalen
- Onvoldoende ventilatie bij werkzaamheden met dampen of stof
- Ontbrekende of verouderde noodprocedures
- Gebrek aan kennis over gewijzigde veiligheidseisen bij nieuwe apparatuur
- Sociale druk om snel te werken ten koste van veiligheid
Hoe betrek je medewerkers bij het herzien van werkwijzen?
Medewerkers betrek je bij het herzien van werkwijzen door hen actief te bevragen over hun dagelijkse werk, niet alleen via vragenlijsten maar ook door met hen mee te lopen op de werkvloer. Medewerkers weten als geen ander waar de knelpunten zitten en waarom bepaalde werkwijzen zijn ontstaan. Zonder hun input mis je cruciale informatie en loop je het risico dat nieuwe procedures ook niet worden gevolgd.
Een effectieve aanpak is om medewerkers niet te benaderen als onderdeel van een inspectie, maar als experts op hun eigen werkplek. Vraag open vragen: wat gaat er goed, wat voelt ongemakkelijk, wat zou je anders doen als je de keuze had? Zo ontstaat een gesprek in plaats van een verhoor, en dat levert eerlijkere antwoorden op.
Praktische tips voor betrokkenheid:
- Organiseer korte werkplekgesprekken in kleine groepen
- Maak het melden van onveilige situaties laagdrempelig en anoniem mogelijk
- Koppel terug wat er met de input is gedaan, ook als een suggestie niet wordt overgenomen
- Betrek medewerkers bij het opstellen van nieuwe werkinstructies
- Vier verbeteringen als een gezamenlijk resultaat, niet als een managementbesluit
Draagvlak is geen luxe maar een voorwaarde voor duurzame gedragsverandering. Werkwijzen die medewerkers zelf hebben helpen vormgeven, worden ook daadwerkelijk nageleefd.
Wanneer schakel je een externe QHSE-adviseur in?
Je schakelt een externe QHSE-adviseur in wanneer de interne kennis of capaciteit ontbreekt om risico’s objectief en volledig te beoordelen, of wanneer de situatie vraagt om gespecialiseerde expertise die intern niet beschikbaar is. Ook bij complexe regelgeving, na een incident of wanneer de Nederlandse Arbeidsinspectie heeft aangeklopt, is externe ondersteuning verstandig.
Een externe adviseur brengt een frisse blik mee. Intern zijn mensen soms te gewend aan de situatie om risico’s nog te zien. Een buitenstaander met de juiste kennis ziet patronen die intern onzichtbaar zijn geworden. Bovendien is een onafhankelijk rapport bij een inspectie of certificering veel sterker dan een intern document.
Situaties waarbij externe expertise meerwaarde heeft:
- De RI&E is verouderd of nooit goed uitgevoerd
- Er hebben zich incidenten of bijna-ongelukken voorgedaan
- Er zijn specifieke risico’s zoals gevaarlijke stoffen, machineveiligheid of hoge werkdruk
- De organisatie wil een certificering behalen of behouden
- Er is geen interne QHSE-functionaris of die heeft onvoldoende tijd
Voor diepgaande analyses van specifieke risicothema’s, zoals fysieke belasting of blootstelling aan gevaarlijke stoffen, is een verdiepend onderzoek een logische stap na een reguliere RI&E.
Hoe Pienter helpt bij het beoordelen van werkwijzen
Twijfel je of de werkwijzen in jouw organisatie nog verantwoord zijn? Wij helpen technische MKB-bedrijven om dit helder te krijgen, zonder papieren tijgers of toneelspel. Onze aanpak is praktisch, concreet en volledig afgestemd op jouw situatie.
Dit is wat wij voor je kunnen doen:
- RI&E uitvoeren of actualiseren: We brengen alle relevante risico’s in kaart, inclusief de werkwijzen die in de loop der jaren zijn ingesleten.
- Verdiepend onderzoek: Voor complexe risicothema’s zoals machineveiligheid, gevaarlijke stoffen of fysieke belasting zetten we gecertificeerde specialisten in, waaronder drie Hogere Veiligheidskundigen (HVK), Arbeidshygiënisten en Arbeid- en Organisatiedeskundigen. Zij inspecteren de werkvloer, voeren interviews met medewerkers en leveren een helder rapport met concrete verbeterpunten.
- Implementatieondersteuning: We blijven niet bij het rapport staan. Waar nodig ondersteunen we ook bij het daadwerkelijk doorvoeren van de aanbevolen maatregelen.
- Interim QHSE-management: Heb je tijdelijk of structureel behoefte aan een QHSE-adviseur die meekijkt en meewerkt? Wij zijn er wanneer je ons nodig hebt.
Wil je weten of jouw werkwijzen nog verantwoord zijn? Neem contact op met Pienter en we kijken samen wat er nodig is.
