Als er geen vaste KAM-manager is, ligt de verantwoordelijkheid voor kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu bij de directie of eigenaar van het bedrijf. Die wettelijke eindverantwoordelijkheid is altijd aanwezig, ongeacht of er een specifieke functionaris voor is aangewezen. In de praktijk worden KAM-taken dan verdeeld over bestaande medewerkers of uitbesteed aan een externe adviseur. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over KAM-verantwoordelijkheid zonder vaste manager.
Wie pakt de KAM-taken op als er geen vaste manager is?
Zonder een vaste KAM-manager is de directie of de eigenaar van het bedrijf verantwoordelijk voor kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu. Deze verantwoordelijkheid kan worden gedelegeerd aan een medewerker met een andere primaire functie, maar de eindverantwoordelijkheid blijft altijd bij de hoogste leiding liggen. KAM-taken verdwijnen niet omdat er geen manager voor is.
In de praktijk zien we bij technische MKB-bedrijven vaak dat de uitvoerend directeur, de bedrijfsleider of een senior medewerker de KAM-coördinatie erbij neemt. Dat werkt in veel gevallen prima, zolang die persoon voldoende tijd, kennis en mandaat heeft om de taken serieus op te pakken. Het probleem ontstaat wanneer KAM een bijzaak wordt naast een al volle agenda, waardoor verplichtingen worden uitgesteld of vergeten.
Een goede tussenoplossing is het aanwijzen van een interne KAM-contactpersoon die de dagelijkse coördinatie verzorgt, terwijl de directie de strategische beslissingen neemt. Die contactpersoon hoeft geen gecertificeerde specialist te zijn, maar moet wel begrijpen wat er van de organisatie wordt verwacht op het gebied van kwaliteit, arbo en milieu.
Wat zijn de wettelijke verplichtingen rondom KAM-verantwoordelijkheid?
De wet schrijft voor dat iedere werkgever verplicht is zorg te dragen voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. Dit is vastgelegd in de Arbeidsomstandighedenwet. Daarnaast gelden milieuwetgeving en sectorspecifieke normen. Er is geen wettelijke verplichting om een KAM-manager in dienst te hebben, maar de taken die bij die functie horen, moeten wel worden uitgevoerd.
Concreet betekent dit dat iedere organisatie verplicht is een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen en bij te houden. Ook moet er een plan van aanpak zijn om de gevonden risico’s te beheersen. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert hierop en kan bij overtredingen boetes opleggen of zelfs de stillegging van werkzaamheden eisen.
Voor bedrijven met specifieke certificeringen, zoals ISO 9001, ISO 14001 of VCA, gelden aanvullende eisen. Die normen verlangen dat verantwoordelijkheden voor kwaliteit en veiligheid duidelijk zijn belegd en gedocumenteerd. Ontbreekt die duidelijkheid, dan riskeert een bedrijf het verlies van zijn certificaat bij de volgende audit.
Wanneer is een externe KAM-adviseur de juiste oplossing?
Een externe KAM-adviseur is de juiste oplossing wanneer de interne kennis of capaciteit ontbreekt om KAM-taken structureel en correct uit te voeren. Dit geldt zeker bij tijdelijke situaties zoals het vertrek van een vaste KAM-manager, een aankomende certificeringsaudit of een periode van groei waarbij de KAM-vraagstukken complexer worden dan het interne team aankan.
Een externe adviseur brengt directe expertise mee zonder dat er een lang inwerktraject nodig is. Net zoals een accountant bij een nieuw bedrijf direct herkent hoe de boekhouding werkt, herkent een ervaren KAM-professional snel de situatie in een technisch MKB-bedrijf, ongeacht of het gaat om een installatiebedrijf, een bouwbedrijf of een transportonderneming. De kern van het vak is overal herkenbaar.
Externe ondersteuning hoeft niet fulltime te zijn. Veel bedrijven zijn goed geholpen met één of twee dagen per week, afhankelijk van de omvang van de organisatie en de complexiteit van de KAM-vraagstukken. Dat maakt het ook financieel aantrekkelijk ten opzichte van een vaste aanstelling.
Hoe verdeel je KAM-taken praktisch over bestaande functies?
KAM-taken verdeel je over bestaande functies door ze te koppelen aan de dagelijkse verantwoordelijkheden van medewerkers die al raakvlakken hebben met kwaliteit, veiligheid of milieu. Denk aan een voorman die veiligheidscontroles uitvoert, een planner die werkinstructies beheert of een officemanager die documentatie bijhoudt. De sleutel is duidelijke taakverdeling en voldoende tijd om de taken ook echt uit te voeren.
Een praktische aanpak werkt als volgt:
- Breng de KAM-taken in kaart die in jouw organisatie structureel moeten worden uitgevoerd, zoals het bijhouden van de RI&E, het registreren van incidenten, het bewaken van vergunningen en het voorbereiden van audits.
- Koppel elke taak aan een bestaande functie op basis van logische samenhang. Iemand die al verantwoordelijk is voor inkoop kan ook leverancierseisen bewaken. Een leidinggevende op de werkvloer is vaak de aangewezen persoon voor dagelijkse veiligheidsinspecties.
- Leg de verdeling schriftelijk vast in functieomschrijvingen of een verantwoordelijkheidsmatrix, zodat er geen onduidelijkheid bestaat over wie wat doet.
- Zorg voor voldoende opleiding zodat medewerkers de taken ook daadwerkelijk kunnen uitvoeren. KAM-verantwoordelijkheid delegeren zonder kennis over te dragen werkt niet.
Een digitaal managementsysteem kan hierbij enorm helpen. Wanneer taken, documenten en deadlines centraal worden bijgehouden, hoeft niemand te zoeken naar de juiste informatie en valt er minder tussen wal en schip. Bekijk ook hoe andere organisaties dit in de praktijk hebben aangepakt.
Welke risico’s ontstaan als KAM-taken niet belegd zijn?
Als KAM-taken niet duidelijk zijn belegd, ontstaan er drie directe risico’s: wettelijke overtredingen, onveilige werksituaties en verlies van certificeringen. Zonder duidelijke verantwoordelijkheid worden taken niet of te laat uitgevoerd, blijven risico’s onzichtbaar en reageert een organisatie pas op problemen als ze al zijn ontstaan, in plaats van ze voor te zijn.
De gevolgen kunnen ingrijpend zijn. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan bij een inspectie of na een arbeidsongeval constateren dat de RI&E niet op orde is of dat er geen aantoonbaar beleid is voor arbeidsomstandigheden. Dit kan leiden tot boetes, aansprakelijkheid bij ongelukken en in ernstige gevallen tot stillegging van de werkzaamheden.
Voor bedrijven met een certificering zoals ISO of VCA is het risico ook commercieel. Certificerende instanties verwachten bij een audit dat verantwoordelijkheden aantoonbaar zijn belegd. Ontbreekt dat bewijs, dan kan een certificaat worden ingetrokken, wat directe gevolgen heeft voor opdrachten en aanbestedingen waarbij dat certificaat een voorwaarde is.
Daarnaast heeft onduidelijkheid over KAM-verantwoordelijkheid een intern effect: medewerkers weten niet bij wie ze terechtkunnen met vragen over veiligheid of kwaliteit, meldingen van incidenten verdwijnen in de la en de organisatie mist de kans om te leren van bijna-ongelukken. Dat maakt de werkomgeving op termijn minder veilig en de bedrijfsvoering kwetsbaarder.
Hoe Pienter helpt bij KAM zonder vaste manager
Wij begrijpen dat niet elk technisch MKB-bedrijf een fulltime KAM-manager kan of wil aanstellen. Toch moeten de taken gewoon worden uitgevoerd, en dat is precies waar wij op inspelen. Onze aanpak is praktisch, direct inzetbaar en afgestemd op wat jouw organisatie écht nodig heeft.
- Directe inzetbaarheid: Onze interim QHSE/KAM-adviseurs kunnen vrijwel zonder introductie aan de slag, voor één, twee of drie dagen per week, afhankelijk van de behoefte.
- Kracht van een heel team: Je huurt één adviseur in, maar profiteert van de kennis van het hele Pienter-team, opgebouwd bij honderden bedrijven. Onze adviseurs houden regelmatig ruggespraak met collega’s, waaronder drie HVK-adviseurs (Hogere Veiligheidskundigen), zodat je altijd de juiste expertise krijgt voor de juiste vraag.
- Praktisch, niet theoretisch: We komen niet alleen vertellen hoe het moet, we regelen ook dat het voor elkaar komt. Geen dikke rapporten die in een la verdwijnen, maar werkbare oplossingen die aansluiten bij jouw dagelijkse praktijk.
- Digitaal en overzichtelijk: Via Microsoft 365 bouwen we een managementsysteem waarmee jouw team binnen drie klikken de juiste informatie heeft, zonder papieren tijgers.
- De juiste match: We zoeken bewust de adviseur die past bij jouw bedrijf en sector. Persoonlijk en praktisch, geen standaardaanpak.
Wil je weten hoe we jouw organisatie kunnen ondersteunen bij KAM-coördinatie zonder vaste manager? Neem contact met ons op en we denken graag vrijblijvend met je mee.
Gerelateerde artikelen
- Medewerker heeft astma, wanneer ben jij als werkgever verantwoordelijk?
- Medewerker vraagt om een betere werkplek, wat ben je wettelijk verplicht?
- Hoe voorkom ik dat ik straks een medewerker kwijtraak door een vermijdbare beroepsziekte?
- Wat zijn de risico's als je geen V&G-coördinator hebt op je bouwproject?
- Wat gebeurt er bij een controle van de Arbeidsinspectie?
