Hoe lang kan een organisatie zonder KAM-medewerker?

Een KAM-medewerker die plotseling uitvalt, ontslag neemt of langdurig ziek is: het overkomt meer organisaties dan je denkt. De eerste reactie is vaak: “We redden ons wel even.” Maar hoe lang is “even” precies? En wat gebeurt er ondertussen met de verplichte taken, de lopende certificeringen en de dagelijkse veiligheidsregistraties? Dit stappenplan helpt je om snel overzicht te krijgen, de schade te beperken en te voorkomen dat je organisatie in de knel komt met wet- en regelgeving.

Doorloop de stappen hieronder in volgorde. Elke stap bouwt voort op de vorige, zodat je aan het einde niet alleen de acute situatie onder controle hebt, maar ook een stevigere basis legt voor de toekomst.

Breng eerst in kaart welke KAM-taken wegvallen

Voordat je iets kunt regelen, moet je weten wat er precies wegvalt. KAM-beheer omvat een breed scala aan taken, en niet elke taak heeft dezelfde urgentie. Begin met een concrete inventarisatie van alles wat de vertrokken of zieke KAM-medewerker deed.

1. Verzamel de taakomschrijving, het jaarplan en eventuele actie- of auditplanningen van de KAM-medewerker.
2. Maak een lijst van alle lopende verplichtingen: audits, inspecties, RI&E-updates, certificeringsdeadlines en wettelijke rapportages.
3. Onderscheid taken met een wettelijke verplichting (zoals risico-inventarisatie en -evaluatie) van taken die intern zijn afgesproken maar geen directe juridische consequenties hebben.
4. Noteer voor elke taak de deadline of het herhalingsinterval.

Na deze stap heb je een helder beeld van wat er op je bordje ligt. Je zult waarschijnlijk merken dat een deel van de taken direct aandacht vraagt, terwijl andere taken nog weken of maanden kunnen wachten. Dit onderscheid is de basis voor alles wat volgt.

Bepaal hoe lang de organisatie zelfstandig kan doordraaien

Met de takenlijst in handen kun je nu eerlijk inschatten hoelang je organisatie het redt zonder KAM-medewerker. Dit is geen kwestie van optimisme, maar van realisme. Kijk naar drie factoren: de urgentie van openstaande verplichtingen, de aanwezige kennis binnen het team en de risico’s die ontstaan als taken blijven liggen.

• Certificeringsdeadlines: Staat er binnen zes weken een heraudit gepland? Dan is de marge klein.
• Wettelijke verplichtingen: Taken zoals het bijhouden van de RI&E of het melden van incidenten aan de Nederlandse Arbeidsinspectie kennen geen uitstel.
• Operationele risico’s: Zijn er lopende projecten waarbij veiligheidstoezicht wettelijk vereist is?

Een eerlijke inschatting is: de meeste technische MKB-bedrijven kunnen zonder KAM-coördinator twee tot vier weken vooruit als er geen acute verplichtingen zijn. Daarna beginnen taken zich te stapelen en neemt het risico op overtredingen of certificeringsproblemen snel toe. Gebruik deze inschatting als je tijdshorizon voor de volgende stap.

Verdeel kritieke KAM-taken tijdelijk over bestaande rollen

Nu je weet welke taken niet kunnen wachten, is het zaak om ze tijdelijk te beleggen bij mensen die al in de organisatie werken. Dit vraagt om heldere afspraken en een eerlijke verdeling, want KAM-taken boven op een bestaand takenpakket leggen druk op mensen.

1. Identificeer per kritieke taak wie in de organisatie de meeste kennis of ervaring heeft op dat gebied, ook al is het geen formele KAM-rol.
2. Maak schriftelijke afspraken over wie wat doet, voor hoe lang en met welke bevoegdheden.
3. Zorg dat de tijdelijke uitvoerder toegang heeft tot de benodigde documenten, systemen en contactpersonen (denk aan certificerende instanties of leveranciers).
4. Plan een wekelijks kort overlegmoment om te bewaken of alles loopt en om knelpunten vroeg te signaleren.

Controleer na de eerste week of de verdeling werkbaar is. Als mensen structureel overbelast raken of als taken toch blijven liggen, is dat een signaal dat de interne capaciteit onvoldoende is voor de situatie. Ga dan direct naar de volgende stap.

Schakel tijdig externe KAM-ondersteuning in

Tijdelijke interne oplossingen werken, maar ze hebben een houdbaarheidsdatum. Zodra je merkt dat de interne capaciteit tekortschiet, of zodra je weet dat de uitval langer duurt dan een paar weken, is het verstandig om interim KAM-ondersteuning in te schakelen. Hoe eerder je dit doet, hoe minder schade er ontstaat.

1. Bepaal hoeveel uur per week externe ondersteuning nodig is op basis van de takenlijst uit stap 1.
2. Zoek een partij die snel inzetbaar is en zonder lange inwerkperiode aan de slag kan. Een ervaren interim KAM-professional herkent de materie direct, vergelijkbaar met een accountant die bij een nieuw bedrijf binnenkomt: de structuur is overal herkenbaar.
3. Geef de externe adviseur toegang tot alle relevante documentatie, systemen en contactpersonen.
4. Stel samen een prioriteitenlijst op voor de eerste twee weken.

Een goede externe KAM-adviseur kan binnen een of twee dagen operationeel zijn. Dat is precies de flexibiliteit die je nodig hebt in een situatie waarbij de tijdsdruk hoog is. Verifieer na de eerste week samen of alle kritieke taken zijn opgepakt en of de planning voor de komende weken realistisch is.

Voorkom een volgende uitval met een robuuster KAM-systeem

Als de acute situatie onder controle is, is het moment aangebroken om te voorkomen dat je organisatie de volgende keer opnieuw kwetsbaar is. De kern van het probleem is vaak dat KAM-kennis en KAM-taken te sterk geconcentreerd zijn bij één persoon. Een robuuster systeem verspreidt die kennis en maakt processen overdraagbaar.

1. Documenteer alle KAM-processen zo dat een ander ze kan overnemen zonder mondelinge toelichting. Digitale handboeken en gestructureerde workflows helpen daarbij enorm.
2. Overweeg een digitaal managementsysteem dat informatie centraal en toegankelijk maakt, zodat meerdere mensen ermee kunnen werken. Microsoft 365 als managementinstrument biedt hiervoor praktische mogelijkheden, zoals digitale formulieren en dashboards die altijd en overal beschikbaar zijn.
3. Train minimaal één collega als back-up voor de meest kritieke KAM-taken, zodat uitval nooit meer tot een volledig gat leidt.
4. Stel een jaarkalender op met alle vaste verplichtingen, deadlines en herhaaltaken, en maak die zichtbaar voor meerdere mensen in de organisatie.

Controleer elk kwartaal of de documentatie actueel is en of de back-upmedewerker nog voldoende is bijgepraat. Een systeem dat goed is ingericht, maakt je organisatie weerbaar, ongeacht wie er op een bepaald moment beschikbaar is. Bekijk ook de certificeringen en normen die voor jouw organisatie gelden, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan.

Hoe Pienter helpt bij het overnemen van KAM-taken

Pienter biedt gespecialiseerde interim QHSE/KAM-ondersteuning voor technische MKB-bedrijven die tijdelijk zonder KAM-medewerker zitten of extra capaciteit nodig hebben. Onze adviseurs zijn snel inzetbaar, allround en kunnen vrijwel direct aan de slag, zonder lange inwerkperiode.

• Direct inzetbaar: Onze KAM-professionals zijn per direct beschikbaar, flexibel in te zetten voor 1, 2 of 3 dagen per week, afhankelijk van wat jouw organisatie nodig heeft.
• Kracht van een team: Je huurt één adviseur in, maar profiteert van de kennis van een heel team. Onze adviseurs, onder wie drie HVK-gecertificeerde veiligheidskundigen, houden regelmatig ruggespraak met collega’s die overal verstand van hebben.
• Praktisch, niet theoretisch: Wij komen niet alleen vertellen hoe het moet, maar regelen ook dat het voor elkaar komt. Geen dikke rapporten, maar werkbare oplossingen die direct toepasbaar zijn in jouw organisatie.
• Digitaal en overdraagbaar: We werken met digitale systemen zodat kennis niet bij één persoon blijft hangen, maar geborgd is in de organisatie.

Wil je weten hoe we jouw organisatie snel kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op en we kijken samen wat je nodig hebt.