Wat moet ik doen bij een langdurig personeelstekort binnen KAM?

Bij een langdurig personeelstekort binnen KAM moet je direct prioriteren welke wettelijke en certificeringsverplichtingen het meeste risico lopen, en tijdelijk externe ondersteuning inschakelen om die continuïteit te waarborgen. Een KAM-managertekort is geen tijdelijk ongemak dat je even kunt parkeren: verplichtingen rond kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu lopen gewoon door, ongeacht wie er op de werkvloer staat. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over tijdelijk KAM-beheer en wat je concreet kunt doen.

Welke KAM-taken lopen het meeste risico bij een personeelstekort?

Bij een langdurig personeelstekort binnen KAM lopen met name de wettelijk verplichte taken het grootste risico: het bijhouden van registraties, het uitvoeren van interne audits, het actueel houden van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en het bewaken van certificeringsdeadlines. Dit zijn taken die niet kunnen wachten zonder directe gevolgen.

In de praktijk zien we dat organisaties bij capaciteitstekort vaak beginnen met het uitstellen van taken die niet direct zichtbaar zijn. Dat klinkt logisch, maar juist de minder zichtbare KAM-taken zijn vaak de taken die bij een audit of inspectie als eerste worden gecontroleerd. Denk aan:

• Het bijhouden van wettelijke wijzigingen en de vertaling daarvan naar interne procedures
• Het plannen en uitvoeren van interne audits en managementreviews
• Het actueel houden van de RI&E en het bijbehorende plan van aanpak
• Het registreren en opvolgen van incidenten, bijna-ongevallen en afwijkingen
• Het bewaken van certificeringscycli en hercertificeringstermijnen

Zodra deze taken blijven liggen, stapelt de achterstand zich snel op. Wat begint als een tijdelijk gat in de bezetting, kan uitgroeien tot een structureel risico voor de organisatie.

Wat zijn de gevolgen als KAM-verplichtingen tijdelijk niet worden nagekomen?

Als KAM-verplichtingen tijdelijk niet worden nagekomen, riskeer je directe gevolgen zoals het verlies van certificeringen, boetes bij inspecties door de Nederlandse Arbeidsinspectie of andere toezichthouders, en aansprakelijkheid bij incidenten. Daarnaast kan de interne veiligheidscultuur verslechteren zodra medewerkers merken dat KAM minder prioriteit krijgt.

De gevolgen zijn te verdelen in twee categorieën: directe en indirecte risico’s.

Directe risico’s

Een inspectie van de Nederlandse Arbeidsinspectie kan op elk moment plaatsvinden, ook tijdens een periode van krapte. Ontbrekende registraties, een verouderde RI&E of een niet-uitgevoerde interne audit zijn concrete bevindingen die leiden tot waarschuwingen, boetes of in ernstige gevallen tot stillegging van werkzaamheden. Bij certificeringen en normen geldt bovendien dat een gemiste hercertificeringsaudit het certificaat direct in gevaar brengt.

Indirecte risico’s

Minder zichtbaar, maar minstens zo ingrijpend, zijn de indirecte gevolgen. Medewerkers merken wanneer veiligheid en kwaliteit minder aandacht krijgen. Dat beïnvloedt het draagvlak voor KAM-beleid op de lange termijn. Klanten en opdrachtgevers die certificering als voorwaarde stellen, kunnen opdrachten intrekken of niet verlengen. De schade die ontstaat door een periode van verwaarlozing is vaak groter dan de investering die tijdelijke ondersteuning had gekost.

Wanneer is interim KAM-ondersteuning de juiste keuze?

Interim KAM-ondersteuning is de juiste keuze zodra een KAM-managertekort langer duurt dan enkele weken, er wettelijke verplichtingen of certificeringsdeadlines in het geding zijn, of wanneer de resterende medewerkers de KAM-taken niet naast hun reguliere werk kunnen opvangen. Wacht niet tot de achterstand onbeheersbaar wordt.

Concrete situaties waarbij interim QHSE/KAM-ondersteuning direct meerwaarde biedt:

• Een KAM-coördinator of veiligheidskundige is langdurig ziek of met verlof
• Er is een vacature die moeilijk te vervullen is en de wervingsperiode duurt langer dan verwacht
• Er staat een hercertificeringsaudit gepland en de interne voorbereiding is gestagneerd
• Er heeft een incident plaatsgevonden dat directe opvolging en rapportage vereist
• De organisatie groeit en de KAM-capaciteit is nog niet meegegroeid

Een interim professional kan per direct worden ingezet, voor één, twee of drie dagen per week, afhankelijk van wat de situatie vraagt. Zo blijft de continuïteit gewaarborgd zonder dat je een voltijds contract hoeft aan te gaan.

Hoe kan Microsoft 365 helpen bij KAM-beheer tijdens krapte?

Microsoft 365 kan tijdens een QHSE-personeelstekort helpen door KAM-processen te digitaliseren en te centraliseren, zodat informatie altijd beschikbaar is, ongeacht wie er op dat moment verantwoordelijk is. Digitale handboeken, formulieren en dashboards maken het mogelijk dat meerdere mensen eenvoudig toegang hebben tot de juiste informatie, zonder afhankelijk te zijn van één persoon.

In de praktijk betekent dit dat taken die normaal in het hoofd van de KAM-coördinator zitten, geborgd worden in het systeem. Denk aan automatische herinneringen voor audits en certificeringsdeadlines, digitale registratie van incidenten en afwijkingen, en dashboards die de status van KAM-verplichtingen in één oogopslag tonen. Met een goed ingericht digitaal KAM-systeem in Microsoft 365 heb je binnen drie klikken de juiste informatie beschikbaar.

Dat is niet alleen handig tijdens krapte: het maakt de organisatie structureel minder afhankelijk van individuele medewerkers en vergroot de veerkracht van het KAM-systeem als geheel.

Hoe voorkom je dat een personeelstekort KAM structureel kwetsbaar maakt?

Je voorkomt structurele kwetsbaarheid door KAM-kennis te spreiden over meerdere medewerkers, processen te digitaliseren zodat informatie niet persoonsgebonden is, en een duidelijk continuïteitsplan te hebben voor situaties waarin de KAM-verantwoordelijke wegvalt. Een organisatie die KAM bij één persoon belegt, is altijd kwetsbaar.

Praktische stappen om structurele kwetsbaarheid te voorkomen:

1. Spreiding van kennis: Zorg dat meerdere medewerkers basiskennis hebben van KAM-verplichtingen, zodat niet alles afhankelijk is van één persoon.
2. Digitalisering van processen: Leg procedures, registraties en planningen vast in een systeem dat voor iedereen toegankelijk is, niet in persoonlijke mappen of e-mailboxen.
3. Een continuïteitsplan: Stel vooraf vast wie welke taken overneemt bij uitval, en welke externe partij je kunt inschakelen als de interne capaciteit tekortschiet.
4. Periodieke evaluatie: Beoordeel regelmatig of de KAM-capaciteit nog aansluit bij de omvang en complexiteit van de organisatie.

Een goede risico-inventarisatie en -evaluatie helpt ook om inzichtelijk te maken waar de kwetsbaarheden in de organisatie zitten, inclusief op het gebied van KAM-bezetting. Dat geeft richting aan de maatregelen die je treft.

Hoe Pienter helpt bij een langdurig personeelstekort binnen KAM

Wij begrijpen dat een KAM-managertekort vaak onverwacht komt en dat de druk snel oploopt. Pienter biedt directe, praktische ondersteuning voor technische MKB-bedrijven die tijdelijk of structureel extra KAM-capaciteit nodig hebben. Dit is wat we concreet voor je doen:

• Direct inzetbare KAM-professionals: Onze adviseurs, waaronder drie HVK-gecertificeerde veiligheidskundigen, kunnen vrijwel zonder introductietijd aan de slag. De materie is voor hen herkenbaar, ongeacht de branche.
• Flexibele inzet: We werken één, twee of drie dagen per week, afhankelijk van wat de situatie vraagt. Geen onnodige overhead, wel de juiste dekking.
• Kracht van een heel team: Je huurt één adviseur in, maar krijgt de toegevoegde waarde van een compleet team dat regelmatig kennis deelt en elkaar scherp houdt.
• Digitalisering via Microsoft 365: We richten je KAM-systeem zo in dat processen geborgd zijn in het systeem, niet in één persoon. Dat maakt je organisatie structureel weerbaarder.
• Praktisch, niet theoretisch: We komen niet alleen vertellen hoe het moet, we regelen dat het voor elkaar is. Geen dikke rapporten, wel concrete resultaten.

Wil je weten wat wij kunnen betekenen voor jouw organisatie bij een tijdelijk of langdurig personeelstekort binnen KAM? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste aanpak.