Als je kwaliteitsmanager afwezig is tijdens een audit, hoeft dat geen probleem te zijn, mits je organisatie goed voorbereid is. Een audit toetst het managementsysteem van de organisatie als geheel, niet de kennis van één persoon. Zolang er een bevoegde vervanger beschikbaar is die de processen kent en de juiste documenten paraat heeft, kan een audit gewoon doorgaan. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe je dit aanpakt.
Wie mag een kwaliteitsmanager vervangen tijdens een audit?
Elke medewerker die voldoende kennis heeft van het managementsysteem en de bijbehorende processen mag de kwaliteitsmanager vervangen tijdens een audit. Er is geen wettelijke verplichting dat uitsluitend de kwaliteitsmanager aanwezig is. Wat telt, is dat de vervanger de auditor inhoudelijk te woord kan staan en toegang heeft tot de relevante documentatie.
In de praktijk zijn dit de meest geschikte kandidaten:
- Een collega KAM-coördinator of QHSE-medewerker binnen de organisatie
- Een directeur of operationeel manager die nauw betrokken is bij het kwaliteitssysteem
- Een proceseigenaar die verantwoordelijk is voor de betreffende afdeling of het betreffende onderwerp
- Een externe interim-kwaliteitsmanager of QHSE-adviseur
Belangrijk is dat de vervanger niet alleen de documenten kent, maar ook begrijpt waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Een auditor stelt namelijk vragen over de achterliggende logica van processen, niet alleen over wat er op papier staat. Goede voorbereiding en overdracht van informatie zijn daarom essentieel.
Wat verwacht een auditor als de kwaliteitsmanager er niet is?
Een auditor verwacht dat de organisatie aantoonbaar in control is, ongeacht wie de audit begeleidt. De afwezigheid van de kwaliteitsmanager is op zichzelf geen bevinding, zolang de vervanger competent overkomt en het systeem goed functioneert. Auditors toetsen de organisatie, niet de persoon.
Concreet verwacht een auditor het volgende van de vervanger:
- Inzicht in de actuele status van het managementsysteem en lopende verbeteracties
- Toegang tot en kennis van relevante procedures, werkinstructies en registraties
- Antwoorden op vragen over interne audits, managementreviews en corrigerende maatregelen
- De mogelijkheid om medewerkers aan te wijzen die specifieke vragen kunnen beantwoorden
Een auditor begrijpt dat organisaties uit mensen bestaan en dat mensen soms afwezig zijn. Wat hij of zij niet accepteert, is een vervanger die duidelijk niet weet wat er speelt of die geen toegang heeft tot de benodigde informatie. Transparantie en eerlijkheid werken beter dan improviseren.
Welke documenten en informatie moet de vervanger paraat hebben?
De vervanger moet toegang hebben tot alle actuele documenten van het managementsysteem, inclusief de meest recente versies van procedures, de interne-auditplanning en de resultaten van de laatste managementreview. Zonder deze basisinformatie is het vrijwel onmogelijk om een audit goed te begeleiden.
Zorg dat de volgende informatie direct beschikbaar is:
- Het kwaliteitshandboek of de documentatiestructuur van het managementsysteem
- Actuele versies van procedures en werkinstructies
- Resultaten van recente interne audits en de opvolging van bevindingen
- Verslagen van de laatste managementreview
- Overzicht van lopende corrigerende en preventieve maatregelen
- Relevante wet- en regelgeving en normdocumenten
- Klanttevredenheidsgegevens, klachtenregistraties en KPI-overzichten
Een digitaal managementsysteem maakt dit stukken eenvoudiger. Als alle documentatie centraal en digitaal beschikbaar is, kan elke bevoegde medewerker er snel bij. Dat voorkomt de situatie waarbij cruciale informatie alleen in het hoofd van de kwaliteitsmanager zit.
Kan een externe adviseur de kwaliteitsmanager vervangen bij een audit?
Ja, een externe adviseur kan de kwaliteitsmanager vervangen bij een audit, mits hij of zij voldoende kennis heeft van de organisatie en het managementsysteem. Certificerende instanties staan dit toe, omdat het gaat om de inhoud van het systeem, niet om de functietitel van de begeleider. Een goed ingewerkte externe adviseur kan een audit professioneel begeleiden.
Wel zijn er een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet worden:
- De externe adviseur moet de specifieke processen, risico’s en doelstellingen van de organisatie kennen
- Er moet een goede overdracht hebben plaatsgevonden van lopende acties en recente ontwikkelingen
- De adviseur moet weten wie intern welke verantwoordelijkheden draagt
- De directie of een leidinggevende moet beschikbaar zijn voor vragen over strategie en beleid
Een interim QHSE/KAM-adviseur die regelmatig bij de organisatie betrokken is, heeft doorgaans al de nodige kennis in huis om een audit zelfstandig te begeleiden. Dat is een groot voordeel ten opzichte van iemand die alleen op het laatste moment wordt ingevlogen.
Hoe voorkom je dat één persoon de spil van je managementsysteem wordt?
Je voorkomt dit door het managementsysteem zo in te richten dat kennis en verantwoordelijkheden verdeeld zijn over meerdere mensen en vastgelegd zijn in toegankelijke documentatie. Een systeem dat afhankelijk is van één persoon is kwetsbaar, niet alleen bij audits, maar ook bij ziekte, vertrek of vakantie.
Praktische maatregelen om afhankelijkheid te verminderen:
- Leg kennis vast in het systeem, niet in mensen. Zorg dat procedures, beslissingen en achtergronden gedocumenteerd zijn en voor iedereen toegankelijk.
- Train meerdere medewerkers. Zorg dat meer dan één persoon de basis van het managementsysteem begrijpt en audits kan begeleiden.
- Wijs proceseigenaren aan. Geef afdelingshoofden of teamleiders verantwoordelijkheid voor hun eigen processen binnen het systeem.
- Gebruik een digitaal systeem. Digitale handboeken, formulieren en dashboards maken informatie beschikbaar voor iedereen die dat nodig heeft.
- Plan vervangingsscenario’s vooraf. Stel vast wie de kwaliteitsmanager vervangt en zorg dat die persoon regelmatig betrokken is bij het systeem.
Een goed ingericht certificeringstraject bouwt van meet af aan aan een robuust systeem waarbij de organisatie niet afhankelijk is van één sleutelfiguur. Dat maakt het systeem niet alleen auditproof, maar ook toekomstbestendig.
Hoe Pienter helpt bij een audit zonder kwaliteitsmanager
Wij begrijpen dat de afwezigheid van een kwaliteitsmanager tijdens een audit voor stress kan zorgen. Precies daarom bieden wij flexibele ondersteuning die direct inzetbaar is wanneer dat nodig is. Onze aanpak is praktisch en concreet:
- Direct inzetbare QHSE/KAM-adviseurs. Ons team bestaat uit drie HVK-adviseurs en meerdere QHSE-professionals die vrijwel zonder introductie aan de slag kunnen. Of het nu gaat om een bouwbedrijf, een installatiebedrijf of een productiebedrijf: de kern van het vak is herkenbaar en onze mensen schakelen snel.
- Auditbegeleiding en voorbereiding. We begeleiden de audit zelf en zorgen dat alle documentatie op orde is, zodat de organisatie sterk voor de dag komt.
- Kennisoverdracht en borging. We werken niet alleen het moment door, maar zorgen dat de organisatie daarna minder afhankelijk is van één persoon.
- Digitale ondersteuning via Microsoft 365. Wij helpen bij het inrichten van een digitaal managementsysteem waarbij iedereen binnen drie klikken de juiste informatie heeft.
- Flexibele inzet. Van één dag per week tot volledige auditbegeleiding op maat, afhankelijk van wat de situatie vraagt.
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij een aankomende audit of bij het structureel versterken van je managementsysteem? Neem dan contact met ons op en we kijken samen naar de beste aanpak.
