In een interim overeenkomst leg je de aansturing en verantwoordelijkheid vast door expliciet te beschrijven wie dagelijkse instructies geeft, wie eindverantwoordelijk is voor resultaten en beslissingen, en hoe escalatie verloopt. Dit onderscheidt de overeenkomst wezenlijk van een gewone arbeidsovereenkomst en voorkomt onduidelijkheid tijdens de opdracht. De vragen hieronder geven je een compleet beeld van wat je contractueel moet regelen.
Waarin verschilt een interim overeenkomst van een gewone arbeidsovereenkomst?
Een interim overeenkomst is geen arbeidsovereenkomst, maar een overeenkomst van opdracht. Het belangrijkste verschil is dat de interim manager geen werknemer is: er is geen gezagsverhouding in juridische zin, geen loondoorbetaling bij ziekte en geen ontslagbescherming. De interim werkt op basis van een afgebakende opdracht, met een helder begin en einde, en factureert als zelfstandige of via een bureau.
In de praktijk betekent dit dat je in de overeenkomst zorgvuldig moet formuleren hoe de samenwerking eruitziet. Waar een arbeidscontract standaard uitgaat van werkgeversgezag, moet een interimmanagementovereenkomst juist duidelijk maken dat de opdrachtgever wel richting geeft aan de uitvoering, maar dat de interim manager professioneel zelfstandig opereert. Dat evenwicht is juridisch relevant: te veel aansturing kan de overeenkomst kwalificeren als een verkapt dienstverband, met alle fiscale en arbeidsrechtelijke gevolgen van dien.
Concreet verschilt de interim overeenkomst ook in aansprakelijkheid, geheimhouding, intellectueel eigendom en opzegtermijnen. Al deze elementen vragen om maatwerk, afgestemd op de specifieke opdracht en sector.
Wie is eindverantwoordelijk bij een interim opdracht?
De eindverantwoordelijkheid bij een interim opdracht ligt altijd bij de opdrachtgever, niet bij de interim manager. De interim voert werkzaamheden uit en levert expertise, maar de organisatie blijft verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, de naleving van wet- en regelgeving en de definitieve besluitvorming. Dit geldt ook als de interim tijdelijk een leidinggevende rol vervult.
Dit onderscheid is in de praktijk cruciaal, zeker bij QHSE- en KAM-opdrachten waarbij veiligheidsnormen, certificeringen of wettelijke verplichtingen in het geding zijn. De interim KAM-manager adviseert, coördineert en implementeert, maar de directie of het management van de organisatie tekent voor de uiteindelijke keuzes en draagt de verantwoordelijkheid naar buiten toe, richting toezichthouders, klanten en certificerende instanties.
Leg dit expliciet vast in de overeenkomst. Formuleer wie de bevoegdheid heeft om namens de organisatie te handelen, welke besluiten de interim zelfstandig mag nemen en voor welke besluiten escalatie naar de opdrachtgever vereist is. Zo voorkom je achteraf discussie over wie waarvoor verantwoordelijk was.
Hoe leg je aansturing vast in een interim overeenkomst?
Aansturing bij een interim opdracht leg je vast door in de overeenkomst te beschrijven wie de dagelijkse contactpersoon is, hoe rapportage plaatsvindt, welke beslissingen de interim zelfstandig mag nemen en wie de inhoudelijke kaders stelt. Concreet en meetbaar formuleren is hierbij het sleutelwoord.
Gebruik hiervoor een combinatie van contracttekst en een bijgevoegde opdrachtomschrijving of plan van aanpak. In de contracttekst regel je de juridische kaders; in de opdrachtomschrijving beschrijf je de praktische invulling. Denk aan:
- De naam en functie van de contactpersoon van de opdrachtgever
- De frequentie en vorm van voortgangsrapportages
- De scope van de zelfstandige beslissingsbevoegdheid van de interim
- De wijze waarop de interim toegang krijgt tot systemen, informatie en medewerkers
- De escalatieroute bij knelpunten of meningsverschillen
Houd er rekening mee dat te gedetailleerde instructies over werktijden, werkplek en werkwijze de overeenkomst juridisch kunnen doen verschuiven richting een dienstbetrekking. Stuur op resultaat en output, niet op aanwezigheid en methode.
Welke clausules over verantwoordelijkheid mag je niet vergeten?
In een interim overeenkomst zijn er vier clausules over verantwoordelijkheid die je absoluut moet opnemen: aansprakelijkheidsbeperking, geheimhouding, intellectueel eigendom en een bepaling over naleving van wet- en regelgeving. Zonder deze clausules loop je als opdrachtgever of interim manager onnodig risico.
De aansprakelijkheidsclausule bepaalt tot welk bedrag de interim aansprakelijk is bij fouten of schade. Gebruikelijk is dat aansprakelijkheid wordt beperkt tot het gefactureerde bedrag van de opdracht, of tot het bedrag dat de beroepsaansprakelijkheidsverzekering dekt. Controleer altijd of de interim een geldige verzekering heeft en vraag daar bewijs van op.
De geheimhoudingsclausule beschermt bedrijfsgevoelige informatie. De interim krijgt tijdens de opdracht toegang tot interne processen, systemen en soms persoonsgegevens. Leg vast hoe lang de geheimhoudingsplicht geldt, ook na afloop van de opdracht.
Bij intellectueel eigendom gaat het om de vraag wie eigenaar is van documenten, handboeken, procedures of andere producten die de interim tijdens de opdracht ontwikkelt. Spreek dit vooraf af; standaard geldt dat de maker rechthebbende is, tenzij je dit contractueel anders regelt.
Tot slot is een clausule over naleving van regelgeving onmisbaar bij QHSE- en KAM-opdrachten. De interim werkt in een omgeving waar veiligheidsnormen, milieuwetgeving en certificeringseisen gelden. Benoem expliciet dat de interim verplicht is deze na te leven en dat de opdrachtgever verantwoordelijk blijft voor de formele naleving richting bevoegde autoriteiten.
Wat spreek je af als de interim een team aanstuurt?
Als de interim manager tijdelijk een team aanstuurt, moet je in de overeenkomst vastleggen welke bevoegdheden daarbij horen: mag de interim werkinhoudelijke instructies geven, beoordelingsgesprekken voeren, verlof goedkeuren of zelfs disciplinaire maatregelen initiëren? Elke bevoegdheid die je niet expliciet toekent, kan later voor wrijving zorgen.
Maak onderscheid tussen operationele aansturing en formeel werkgeversgezag. De interim kan prima dagelijks richting geven aan een team, maar het formele werkgeversgezag, inclusief arbeidsrechtelijke beslissingen, blijft bij de organisatie. Leg dit onderscheid vast in de overeenkomst en communiceer het ook intern naar het betrokken team.
Praktische afspraken die je moet vastleggen:
- Welke teamleden vallen onder de aansturing van de interim
- Welke beslissingen de interim zelfstandig mag nemen over het team
- Hoe de interim rapporteert aan de opdrachtgever over teamprestaties
- Hoe arbeidsrechtelijke kwesties worden geëscaleerd naar HR of directie
- Hoe de overdracht verloopt aan het einde van de opdracht
Bekijk ook de projecten en ervaringen van organisaties die eerder met een interim QHSE-manager werkten. Dat geeft een realistisch beeld van hoe teamsturing in de praktijk wordt vormgegeven.
Hoe voorkom je conflicten over aansturing tijdens de opdracht?
Conflicten over aansturing tijdens een interim opdracht voorkom je door verwachtingen aan het begin scherp te stellen, regelmatig te evalueren en een duidelijke escalatieroute te hebben. De meeste problemen ontstaan niet door slechte intenties, maar door aannames die niet zijn uitgesproken of afspraken die niet zijn vastgelegd.
Start elke opdracht met een gezamenlijke kick-off waarbij je de opdrachtomschrijving, de rolverdeling en de communicatieafspraken doorloopt. Zorg dat alle betrokkenen, inclusief het team en het management, weten wat de interim wel en niet mag beslissen. Onduidelijkheid in de beginfase werkt conflicten in de hand.
Plan vaste evaluatiemomenten in, bij voorkeur maandelijks of na afronding van een deelfase. Gebruik deze momenten niet alleen om voortgang te bespreken, maar ook om de samenwerking en aansturing te evalueren. Kleine irritaties lossen zich niet vanzelf op; bespreek ze vroeg.
Leg in de overeenkomst ook een mediatieclausule of een geschillenregeling vast. Als partijen er samen niet uitkomen, is het prettig te weten welke stap dan volgt, zonder dat je meteen naar de rechter moet. Een neutrale derde die bemiddelt, is vaak sneller en goedkoper dan een juridische procedure.
Hoe Pienter helpt bij interim aansturing en verantwoordelijkheid
Wij begrijpen dat het opstellen van een goede interim overeenkomst en het helder beleggen van aansturing en verantwoordelijkheid in de praktijk ingewikkelder is dan het op papier lijkt. Zeker bij QHSE- en KAM-opdrachten, waar veiligheidsnormen, certificeringseisen en wettelijke verplichtingen samenkomen, is maatwerk onmisbaar.
Pienter ondersteunt technische MKB-bedrijven met ervaren QHSE- en KAM-adviseurs die weten hoe interim opdrachten in de praktijk werken. Concreet bieden wij:
- Drie HVK-adviseurs met brede vakinhoudelijke kennis op het gebied van veiligheid, gezondheid, kwaliteit en milieu
- Interim QHSE- en KAM-management waarbij aansturing, rapportage en verantwoordelijkheid vanaf dag één helder zijn ingericht
- Begeleiding bij het opstellen van een opdrachtomschrijving die aansluit op de normen en eisen die voor jouw organisatie gelden
- Ondersteuning bij certificeringen en normen, zodat de interim opdracht bijdraagt aan aantoonbare compliance
- Efficiënte werkwijze via digitale systemen in Microsoft 365, zodat informatie altijd beschikbaar en traceerbaar is
Wil je weten hoe wij een interim opdracht bij jouw organisatie kunnen inrichten? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.
