Als een leverancier een professional via een andere partij doorleent, moet je als inlener alle schakels in de keten controleren: zowel de partij waarmee je direct zaken doet als de feitelijke uitlener die de professional ter beschikking stelt. De verantwoordelijkheid voor naleving van de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) en de Waadi ligt niet alleen bij de uitlener, maar ook bij jou als inlenende organisatie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over doorleenketens, leveranciersbeheer en wat je precies moet vastleggen in je KAM-systeem.
Wie is er verantwoordelijk als een professional via een derde partij werkt?
Als een professional via een derde partij werkt, ben je als inlenende organisatie zelf medeverantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving. De feitelijke uitlener, de tussenpartij én jij als inlener hebben elk een eigen verantwoordelijkheid. Dat betekent dat je je niet kunt verschuilen achter de leverancier waarmee je het contract hebt afgesloten.
De Waadi verplicht inleners al langer om te controleren of een uitlener geregistreerd staat in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. De Wtta voegt daar vanaf 1 januari 2028 een extra laag aan toe: je mag uitsluitend arbeidskrachten inlenen van een uitlener die is opgenomen in het openbare register van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU). Doe je dat niet, dan riskeer je als inlener een boete van de Nederlandse Arbeidsinspectie.
In een doorleenketen waarbij een leverancier een professional via een andere partij aanbiedt, is de feitelijke uitlener degene die de toelating nodig heeft. Maar jij als inlener moet aantonen dat je die toelating ook daadwerkelijk hebt gecontroleerd. De verantwoordelijkheid is dus gedeeld, maar de controleplicht ligt volledig bij jou.
Welke partijen moet je precies controleren in een doorleenketen?
In een doorleenketen moet je minimaal twee partijen controleren: de directe leverancier waarmee je het contract hebt, én de partij die de professional feitelijk ter beschikking stelt. Als er meerdere schakels tussen zitten, geldt dat je de gehele keten in beeld moet hebben en de uiteindelijke uitlener moet kunnen identificeren en verifiëren.
Concreet betekent dit het volgende voor je leveranciersbeheer:
- De directe leverancier: controleer of deze geregistreerd staat als uitlener in het Waadi-register via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
- De feitelijke uitlener (de doorlenende partij): controleer of deze is opgenomen in het openbare register van de NAU als toegelaten uitlener, zodra de Wtta van kracht is.
- De status van de toelating: een toelating kan verlopen of worden ingetrokken, dus controleer niet alleen bij aanvang maar ook periodiek tijdens de looptijd van de samenwerking.
Heb je te maken met een keten van drie of meer partijen, dan is het raadzaam om contractueel vast te leggen dat elke schakel in de keten verantwoordelijk is voor de naleving van de toelatingsplicht. Zo beperk je je eigen aansprakelijkheid en maak je de keten transparant.
Wat zijn de minimale eisen bij het beoordelen van een ingeleende professional?
Bij het beoordelen van een ingeleende professional moet je als inlener minimaal vaststellen dat de uitlener geregistreerd en, vanaf 1 januari 2028, toegelaten is. Daarnaast moet je controleren of de arbeidsvoorwaarden van de ingeleende medewerker in lijn zijn met wat de wet voorschrijft, waaronder het juiste loon en veilige werkomstandigheden.
De minimale eisen voor het beoordelen van een inleenkracht zijn:
- Registratie in het Waadi-register: is de uitlener ingeschreven als uitlener in het Handelsregister?
- Wtta-toelating: staat de uitlener in het openbare NAU-register als toegelaten uitlener (verplicht vanaf 1 januari 2028)?
- Gelijke behandeling: ontvangt de ingeleende professional minstens de arbeidsvoorwaarden die gelden voor vergelijkbare medewerkers in jouw organisatie?
- Veiligheid en gezondheid: voldoe je als inlener aan je verplichtingen op het gebied van arbo en veiligheid voor de ingeleende medewerker?
Voor uitleners die een SNA-keurmerk hebben op basis van NEN 4400-1 of NEN 4400-2 geldt een soepeler traject bij de Wtta-aanvraag. Als inlener geeft dit extra zekerheid dat de uitlener periodiek wordt getoetst op naleving van de relevante normen. Via certificeringen en normen kun je meer lezen over wat deze keurmerken inhouden en hoe ze bijdragen aan betrouwbaar leveranciersbeheer.
Hoe leg je de controle van doorgeleende professionals vast in je KAM-systeem?
De controle van doorgeleende professionals leg je vast door per ingeleende medewerker en per uitlener een gedateerd bewijs van toelating of registratie op te slaan in je KAM-systeem, uiterlijk op de eerste werkdag van de betreffende medewerker. Zorg dat het bewijs traceerbaar is en koppel het aan het leveranciersdossier.
Een goed ingericht digitaal KAM-systeem maakt dit proces aanzienlijk eenvoudiger. Denk aan de volgende vastleggingen:
- Een kopie of screenshot van de NAU-registratie van de uitlener, inclusief datum van controle
- De Waadi-registratiestatus van de directe leverancier uit het Handelsregister
- Contractuele afspraken over de doorleenketen, inclusief de verantwoordelijkheidsverdeling
- Een periodieke herinneringsactie voor hercontrole, bijvoorbeeld elk kwartaal of bij contractverlenging
- De naam en functie van de medewerker die de controle heeft uitgevoerd
Wanneer je werkt met een digitaal handboek of dashboards in Microsoft 365, kun je dit proces automatiseren met taken, herinneringen en formulieren die direct gekoppeld zijn aan het leveranciersdossier. Zo heb je altijd binnen een paar klikken inzicht in de status van elke ingeleende kracht.
Wat zijn de risico’s als je de verkeerde partij controleert?
Als je alleen de directe leverancier controleert en niet de feitelijke uitlener in een doorleenketen, loop je als inlener het risico op een boete van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Bovendien kan de samenwerking per direct moeten worden beëindigd als de feitelijke uitlener niet is toegelaten, ook als de lopende opdracht dat ongelegen uitkomt.
De risico’s zijn concreet:
- Financiële boetes: de Nederlandse Arbeidsinspectie kan boetes opleggen aan inleners die arbeidskrachten inhuren van niet-toegelaten uitleners, ook als je dit niet wist.
- Operationele verstoringen: als een uitlener in de keten niet (meer) is toegelaten, mag de professional niet langer voor jou werken. Dat kan lopende projecten ernstig verstoren.
- Reputatieschade: samenwerking met niet-gecertificeerde of niet-toegelaten partijen kan leiden tot negatieve aandacht bij audits, certificerende instanties of bevoegde autoriteiten.
- Aansprakelijkheid: als blijkt dat de ingeleende professional onder onjuiste arbeidsvoorwaarden werkt, kan ook de inlener aansprakelijk worden gesteld.
Kortom: het controleren van alleen de bovenste schakel in de keten is onvoldoende. De wet kijkt naar de feitelijke situatie, niet naar de contractuele constructie.
Wanneer moet je het leveranciersbeoordelingsproces opnieuw doorlopen?
Je moet het leveranciersbeoordelingsproces opnieuw doorlopen bij elke nieuwe inleen van een professional, bij contractverlenging en periodiek tijdens de looptijd van de samenwerking. Daarnaast is een hercontrole verplicht als de status van de uitlener in het NAU-register verandert of als er signalen zijn dat de naleving in het geding is.
Praktisch gezien zijn er vier momenten waarop je de beoordeling herhaalt:
- Bij aanvang van de samenwerking: controleer registratie en toelating voordat de professional start.
- Periodiek tijdens de looptijd: plan vaste hercontroles in, bijvoorbeeld elk kwartaal, en leg de datum en uitkomst vast.
- Bij wijzigingen in de keten: als de leverancier aangeeft dat een andere partij de professional levert, start dan het volledige beoordelingsproces opnieuw.
- Bij signalen of incidenten: een klacht, een arbeidsongeval of een audit kan aanleiding zijn om de leveranciersbeoordeling direct te herzien. Meer over hoe je dit aanpakt lees je bij verdiepende onderzoeken.
Door het beoordelingsproces te koppelen aan vaste momenten in je KAM-kalender, voorkom je dat controles worden vergeten of uitgesteld. Een goed ingericht risico-inventarisatie- en evaluatieproces helpt je om leveranciersrisico’s structureel in beeld te houden en tijdig bij te sturen.
Hoe Pienter helpt met leveranciersbeheer in doorleenketens
Het in kaart brengen en bewaken van een doorleenketen vraagt om gestructureerde processen, actuele kennis van wet- en regelgeving en een praktisch systeem om alles vast te leggen. Pienter ondersteunt technische MKB-bedrijven en QHSE/KAM-managers bij precies dit soort vraagstukken. Wij vertalen de Wtta, de Waadi en andere relevante wetgeving naar concrete, werkbare stappen voor jouw organisatie.
Wat wij voor je kunnen doen:
- Inrichten van een digitaal leveranciersdossier in Microsoft 365, inclusief automatische herinneringen voor hercontroles
- Opstellen van een leveranciersbeoordelingsproces dat aansluit op de eisen van de Wtta en de Waadi
- Begeleiding bij certificeringen en normen die relevant zijn voor jouw branche en leveranciersketen
- Ondersteuning door een team van drie HVK-adviseurs die elkaar scherp houden op kennis van QHSE, KAM en actuele wet- en regelgeving
- Praktische begeleiding bij het vastleggen van controles op een manier die standhoudt bij audits en inspecties
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen om grip te krijgen op doorleenketens en leveranciersbeheer? Neem contact op met Pienter en we kijken samen naar wat jouw situatie vraagt.
