Na een fusie moet je in de meeste gevallen de bestaande RI&E herzien of aanvullen, en soms is een volledig nieuwe risico-inventarisatie verplicht. De reden is eenvoudig: een fusie verandert de organisatie ingrijpend. Nieuwe werkplekken, andere processen, meer of andere medewerkers en gewijzigde verantwoordelijkheden zorgen ervoor dat de oude situatie niet meer overeenkomt met de werkelijkheid. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de RI&E-verplichting na een fusie.
Wat verandert er voor de RI&E na een fusie?
Een fusie brengt organisatorische, fysieke en personele veranderingen met zich mee die direct van invloed zijn op de arbeidsrisico’s binnen een bedrijf. De bestaande risico-inventarisatie en evaluatie is opgesteld op basis van een situatie die na de fusie niet meer geldig is. Dat betekent dat de RI&E niet langer een betrouwbaar beeld geeft van de werkelijke risico’s.
Concreet kunnen de volgende zaken veranderen na een fusie:
- Nieuwe of gewijzigde werklocaties met andere fysieke omstandigheden
- Andere machines, gereedschappen of werkmethoden
- Een grotere of andere samenstelling van het personeelsbestand
- Gewijzigde taken en functies door reorganisatie of integratie
- Nieuwe gevaarlijke stoffen of processen die eerder niet aanwezig waren
- Veranderingen in de organisatiestructuur en het management
Al deze veranderingen kunnen nieuwe risico’s introduceren of bestaande risico’s vergroten. Zolang de RI&E deze nieuwe situatie niet weerspiegelt, voldoe je als werkgever niet aan de wettelijke zorgplicht voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden.
Wanneer is een nieuwe RI&E wettelijk verplicht?
Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet is een werkgever verplicht de RI&E te actualiseren zodra er sprake is van een wezenlijke verandering in de arbeidsomstandigheden. Een fusie is vrijwel altijd zo’n wezenlijke verandering, wat betekent dat een herziening of een nieuwe RI&E na een fusie wettelijk verplicht is.
De wet stelt geen specifieke drempelwaarde voor wanneer een verandering “wezenlijk” is, maar de Nederlandse Arbeidsinspectie hanteert in de praktijk het uitgangspunt dat elke significante wijziging in processen, locaties of personeelsomvang aanleiding geeft tot actualisatie. Bij een fusie waarbij twee volledige organisaties samenkomen, is er in vrijwel alle gevallen sprake van een situatie die een nieuwe of grondig herziene risico-inventarisatie vereist.
Daarnaast geldt: hoe groter de fusie, hoe groter de kans dat de gecombineerde organisatie nieuwe risicoprofielen heeft die in geen van de afzonderlijke RI&E-documenten zijn beschreven. Een bedrijf dat na de fusie meer dan 25 medewerkers heeft, is bovendien verplicht de RI&E te laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst of arbodeskundige.
Wat moet er minimaal worden herzien in de bestaande RI&E?
Als de fusie niet leidt tot een volledig nieuwe RI&E, moet de bestaande risico-inventarisatie op een aantal punten minimaal worden herzien. De herziening moet alle onderdelen omvatten die door de fusie zijn veranderd, zodat het document de actuele situatie correct weergeeft.
Minimaal moet worden bekeken en zo nodig aangepast:
- Werkplekken en werkomgeving: zijn er nieuwe locaties, andere ruimtes of gewijzigde inrichting?
- Arbeidsmiddelen en machines: zijn er nieuwe installaties of apparaten in gebruik genomen?
- Gevaarlijke stoffen: worden er na de fusie andere of extra chemische stoffen gebruikt?
- Taken en functies: zijn er nieuwe functieprofielen of zijn bestaande taken ingrijpend gewijzigd?
- Plan van aanpak: zijn de eerder geplande maatregelen nog relevant en uitvoerbaar binnen de nieuwe organisatie?
- Bijzondere groepen: zijn er na de fusie kwetsbare medewerkers zoals jongeren, zwangere medewerkers of medewerkers met een beperking die extra aandacht vereisen?
Het is verstandig om niet alleen de documenten te actualiseren, maar ook de werkvloer opnieuw te inspecteren. Papier en praktijk lopen na een fusie regelmatig uiteen, zeker in de eerste maanden van de integratie.
Wie is verantwoordelijk voor de RI&E na een fusie?
Na een fusie is de nieuwe juridische entiteit, oftewel de gefuseerde werkgever, verantwoordelijk voor de RI&E. De Arbeidsomstandighedenwet legt de verantwoordelijkheid voor een actuele en deugdelijke risico-inventarisatie altijd bij de werkgever neer, ongeacht hoe de organisatie is ontstaan.
In de praktijk betekent dit dat het bestuur of de directie van de gefuseerde organisatie moet zorgen dat er een geldige RI&E beschikbaar is. De uitvoering kan worden belegd bij een interne QHSE- of KAM-manager, maar de eindverantwoordelijkheid blijft bij de werkgever. Als er nog geen interne arbodeskundige is aangesteld, is het raadzaam dit zo snel mogelijk te regelen als onderdeel van de fusie-integratie.
Bij fusies waarbij meerdere locaties of bedrijfsonderdelen worden samengevoegd, is het ook verstandig om te bepalen of er één gecombineerde RI&E komt of dat per locatie of bedrijfsonderdeel een aparte inventarisatie wordt opgesteld. Beide opties zijn wettelijk toegestaan, mits de totale situatie volledig en actueel in kaart is gebracht.
Hoe lang mag de overgangsperiode duren na een fusie?
De wet schrijft geen vaste overgangsperiode voor na een fusie, maar de RI&E moet zo snel mogelijk na de wezenlijke verandering worden geactualiseerd. In de praktijk wordt een termijn van drie tot zes maanden na de fusiedatum als redelijk beschouwd, mits er aantoonbaar voortgang wordt geboekt.
De Nederlandse Arbeidsinspectie kijkt bij een controle niet alleen of er een RI&E aanwezig is, maar ook of deze actueel en volledig is. Een verouderde RI&E die de nieuwe situatie na een fusie niet weerspiegelt, wordt beschouwd als een overtreding van de Arbeidsomstandighedenwet. Dit kan leiden tot een eis tot naleving of zelfs een boete.
Wacht dus niet tot de organisatie volledig is gestabiliseerd voordat je de RI&E aanpakt. Begin direct na de fusie met een inventarisatie van wat er is veranderd en stel prioriteiten op basis van de meest urgente risico’s. Een gefaseerde aanpak, waarbij de meest kritieke onderdelen als eerste worden herzien, is beter dan wachten op een volledig overzicht.
Hoe Pienter helpt na een fusie
Een fusie is een drukke periode waarin veel tegelijk geregeld moet worden. De RI&E-verplichting mag daarin niet blijven liggen. Wij ondersteunen technische MKB-bedrijven bij het uitvoeren en actualiseren van de risico-inventarisatie en evaluatie na een fusie, van de eerste analyse tot een volledig bijgewerkt plan van aanpak.
Wat wij voor jou doen:
- Beoordelen welke onderdelen van de bestaande RI&E herzien moeten worden na de fusie
- Uitvoeren van een volledige of gedeeltelijke nieuwe risico-inventarisatie, inclusief werkvloerinspecties en interviews met medewerkers
- Opstellen of actualiseren van het plan van aanpak met concrete, praktisch uitvoerbare maatregelen
- Uitvoeren van verdiepend onderzoek op specifieke risicothema’s zoals machineveiligheid, gevaarlijke stoffen of fysieke belasting
- Inzet van drie gecertificeerde Hogere Veiligheidskundigen (HVK) die met een frisse en deskundige blik naar de nieuwe organisatie kijken
- Ondersteuning bij de implementatie van maatregelen, zodat risico’s structureel worden aangepakt
Pienter werkt praktisch en zonder papieren tijgers. We vertalen de wettelijke verplichtingen naar wat er echt nodig is in jouw organisatie. Wil je weten wat er na jouw fusie moet gebeuren voor de RI&E? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de situatie.
