Als je geen geschikte KAM-coördinator kunt vinden, is interim KAM-beheer de meest directe oplossing. Een externe KAM-coördinator kan snel worden ingezet, zorgt dat je organisatie compliant blijft en voorkomt dat kwaliteits-, arbo- en milieuzaken blijven liggen. Dit geldt voor technische MKB-bedrijven die kampen met een vacature, ziekteverzuim of een plotseling vertrek van een vaste medewerker. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat je kunt doen als de KAM-functie tijdelijk niet ingevuld is.
Wat zijn de risico’s als een KAM-coördinator langdurig ontbreekt?
Als een KAM-coördinator langdurig ontbreekt, loopt je organisatie concrete risico’s op het gebied van compliance, veiligheid en certificering. Zonder actief KAM-beheer stapelen taken zich op, raken managementsystemen verouderd en kunnen inspecties of audits tot onaangename verrassingen leiden.
De gevolgen zijn in de praktijk vaak breder dan verwacht. Denk aan:
- Verlies van certificeringen zoals ISO 9001, ISO 14001 of VCA, doordat interne audits en corrigerende maatregelen niet tijdig worden uitgevoerd
- Verhoogd veiligheidsrisico voor medewerkers, omdat risico-inventarisaties niet worden bijgehouden of verbeterpunten blijven liggen
- Boetes of aanwijzingen van de Nederlandse Arbeidsinspectie als arboverplichtingen niet worden nagekomen
- Reputatieschade bij klanten of opdrachtgevers die eisen stellen aan kwaliteits- en veiligheidsbeheer
Zeker in technische sectoren, waar wet- en regelgeving streng is en opdrachtgevers regelmatig om bewijs van certificering vragen, kan een langdurig vacante KAM-functie directe zakelijke consequenties hebben. Hoe langer de situatie aanhoudt, hoe meer achterstand er ontstaat die later ingehaald moet worden.
Wat is een interim KAM-coördinator en wat doet die precies?
Een interim KAM-coördinator is een externe professional die tijdelijk de taken van een vaste KAM-coördinator overneemt. Die persoon beheert het managementsysteem, bewaakt wet- en regelgeving, begeleidt audits en houdt toezicht op kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu binnen de organisatie.
In de praktijk voert een interim KAM-professional onder meer de volgende werkzaamheden uit:
- Bijhouden en actualiseren van het KAM-handboek en bijbehorende procedures
- Uitvoeren of begeleiden van interne audits
- Opvolgen van incidenten, afwijkingen en verbetermaatregelen
- Ondersteunen bij externe audits en certificeringstrajecten
- Adviseren van het management over arbo- en milieuwetgeving
- Verzorgen van toolboxmeetings en veiligheidstrainingen voor medewerkers
Een goede interim KAM-coördinator is allround: die kan zowel operationeel aan de slag als op managementniveau adviseren. Vergelijk het met een accountant die bij een nieuw bedrijf binnenstapt. De materie is overal herkenbaar, of het nu gaat om een bouwbedrijf, een installatiebedrijf of een transportonderneming. De kern van het vak is hetzelfde, waardoor een ervaren interim professional vrijwel zonder introductie kan beginnen.
Wanneer is interim KAM-beheer de juiste keuze?
Interim KAM-beheer is de juiste keuze wanneer de KAM-functie tijdelijk niet ingevuld is en continuïteit van kwaliteits-, arbo- en milieubeheer niet kan wachten op een vaste medewerker. Dit geldt bij een openstaande KAM-vacature, langdurig ziekteverzuim, zwangerschapsverlof of een onverwacht vertrek.
Naast deze acute situaties zijn er ook omstandigheden waarbij interim KAM-coördinatie structureel waarde toevoegt:
- Je organisatie is te klein voor een fulltime KAM-coördinator, maar de taken zijn er wel
- Er staat een certificeringsaudit gepland waarvoor tijdelijk extra capaciteit nodig is
- Je wilt de huidige KAM-aanpak professionaliseren voordat je een vaste medewerker aanneemt
- Een nieuwe vaste QHSE-manager kan pas over enkele maanden starten
Veel technische MKB-bedrijven kiezen bewust voor een flexibele externe invulling, juist omdat de behoefte aan KAM-ondersteuning per periode verschilt. Bekijk onze oplossingen voor een overzicht van de mogelijkheden die passen bij verschillende situaties.
Wat kost het uitbesteden van KAM-coördinatie?
De kosten van KAM-beheer uitbesteden zijn afhankelijk van het aantal dagen per week, de complexiteit van de organisatie en de specifieke taken die worden overgenomen. Externe KAM-coördinatie wordt doorgaans ingezet voor één, twee of drie dagen per week, wat de kosten flexibel en schaalbaar maakt.
Een paar factoren die de prijs beïnvloeden:
- Omvang van de organisatie: een bedrijf met vijftig medewerkers heeft andere behoeften dan een bedrijf met driehonderd
- Aanwezige documentatie: als er al een werkend managementsysteem is, kost onderhoud minder tijd dan een opbouw van nul
- Certificeringseisen: actieve begeleiding bij ISO- of VCA-certificering vraagt meer inzet dan regulier beheer
- Frequentie en duur: een kortlopende opdracht van drie maanden verschilt in aanpak van een langdurige samenwerking
Vergeleken met de kosten van een vaste medewerker inclusief werkgeverslasten, verzuim en onboarding is externe KAM-coördinatie voor veel MKB-bedrijven voordeliger en flexibeler. Je betaalt alleen voor wat je daadwerkelijk nodig hebt.
Hoe snel kan een externe KAM-coördinator worden ingezet?
Een externe KAM-coördinator kan in de meeste gevallen binnen enkele dagen tot één à twee weken worden ingezet. Ervaren interim professionals zijn vertrouwd met uiteenlopende sectoren en managementsystemen, waardoor de opstartperiode kort is en ze snel zelfstandig aan de slag kunnen.
De snelheid van inzet hangt af van een aantal praktische factoren:
- De beschikbaarheid van een passende adviseur
- De toegang tot bestaande documentatie en systemen
- Een korte kennismaking met de organisatie, het team en de lopende dossiers
Omdat de kern van het KAM-vak in elke technische sector herkenbaar is, is een uitgebreide inwerkperiode zelden nodig. Bekijk onze projecten voor een beeld van hoe wij in de praktijk snel schakelen bij uiteenlopende organisaties.
Hoe zorg je dat KAM-kennis niet afhankelijk blijft van één persoon?
KAM-kennis wordt minder kwetsbaar door managementsystemen digitaal en toegankelijk in te richten, processen goed te documenteren en meerdere medewerkers vertrouwd te maken met de basis van kwaliteits- en veiligheidsbeheer. Zo voorkom je dat het vertrek van één persoon de hele KAM-functie lamlegt.
Concrete stappen die je kunt zetten:
- Digitaliseer het KAM-systeem: via een platform zoals Microsoft 365 zijn procedures, formulieren en dashboards voor iedereen toegankelijk, zonder dat kennis in persoonlijke mappen of e-mails verdwijnt
- Documenteer processen helder: zorg dat procedures begrijpelijk zijn voor medewerkers die niet dagelijks met KAM bezig zijn
- Train meerdere medewerkers: geef teamleiders of een vaste contactpersoon per afdeling basiskennis van arbo- en kwaliteitsregels
- Werk met een externe sparringpartner: een vaste adviseur die de organisatie kent, kan snel bijspringen en zorgt voor continuïteit, ook bij personele wisselingen
Een goed ingericht digitaal managementsysteem maakt het beheer bovendien een stuk eenvoudiger: medewerkers vinden de juiste informatie binnen drie klikken, zonder afhankelijk te zijn van één persoon die alles in zijn hoofd heeft.
Hoe Pienter helpt bij een openstaande KAM-functie
Als de KAM-coördinatorfunctie tijdelijk niet ingevuld is, zorgen wij dat je organisatie gewoon blijft draaien. Pienter biedt gespecialiseerde interim KAM-ondersteuning voor technische MKB-bedrijven die snel en vakkundig geholpen willen worden, zonder gedoe of lange aanlooptijd.
Wat wij bieden:
- Directe inzetbaarheid: onze adviseurs zijn allround en kunnen vrijwel zonder introductie aan de slag, of het nu gaat om een bouwbedrijf, een installatiebedrijf of een transportonderneming
- Flexibele inzet: één, twee of drie dagen per week, afgestemd op wat jouw organisatie op dit moment nodig heeft
- De kracht van een heel team: je huurt één adviseur in, maar profiteert van de kennis van een compleet team. Onze drie HVK-adviseurs en overige QHSE-professionals houden regelmatig ruggespraak, zodat je altijd de brede expertise van Pienter tot je beschikking hebt
- Praktisch, niet theoretisch: wij komen het niet alleen uitleggen, maar ook daadwerkelijk doen. Geen dikke rapporten die in een la verdwijnen, maar gewoon regelen dat het voor elkaar is
- Digitaal en toekomstbestendig: via Microsoft 365 bouwen we een managementsysteem dat voor de hele organisatie toegankelijk is, zodat KAM-kennis niet afhankelijk blijft van één persoon
Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste aanpak.
