Als een medewerker regelmatig rijdt voor het werk, heb je als werkgever een aantal concrete verplichtingen. Je moet zorgen voor een veilige werkomgeving, ook onderweg, en dat betekent dat je afspraken over zakelijk rijden schriftelijk vastlegt, kilometers correct registreert en rijrisico’s opneemt in je beleid. Dit geldt zowel voor medewerkers met een auto van de zaak als voor medewerkers die met hun eigen voertuig zakelijke kilometers maken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat je als werkgever precies moet regelen.
Welke wettelijke verplichtingen gelden voor werkgevers bij zakelijk rijden?
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om te zorgen voor de veiligheid van medewerkers tijdens het werk, inclusief tijdens het rijden voor het werk. Op basis van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) valt rijden in het kader van de functie onder de werkgeversverantwoordelijkheid. Dat betekent dat je risico’s in kaart moet brengen, beleid moet opstellen en maatregelen moet nemen om ongelukken te voorkomen.
Concreet houdt dit in dat je als werkgever verantwoordelijk bent voor:
- Het uitvoeren van een Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) die ook mobiliteitsrisico’s omvat
- Het beschikbaar stellen van een veilig en goed onderhouden voertuig bij gebruik van een auto van de zaak
- Het voeren van beleid rondom werktijden en rijgedrag, zodat medewerkers niet vermoeid of onder tijdsdruk rijden
- Het vastleggen van afspraken over het gebruik van telefoon, navigatie en andere afleidingsbronnen in het verkeer
De Nederlandse Arbeidsinspectie kan handhavend optreden als blijkt dat een werkgever onvoldoende maatregelen heeft getroffen rondom veilig rijden voor het werk. Zorg er dus voor dat je beleid niet alleen op papier bestaat, maar ook daadwerkelijk wordt nageleefd en gecontroleerd.
Wat moet er in het personeelshandboek staan over zakelijk rijden?
In het personeelshandboek leg je de spelregels rondom zakelijk rijden eenduidig vast. Een goede regeling bevat minimaal afspraken over wie gebruik mag maken van een auto van de zaak, hoe privégebruik is geregeld, wat de gedragsregels zijn in het verkeer en hoe medewerkers omgaan met schade of een ongeluk. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is.
Denk aan de volgende onderdelen voor in het handboek:
- Gebruiksvoorwaarden auto van de zaak: wie mag er rijden, mag de partner ook rijden, zijn er leeftijdsgrenzen?
- Gedragsregels: geen telefoon in de hand, niet rijden onder invloed, verplichte naleving van verkeersregels
- Schadeafhandeling: hoe wordt schade gemeld, wie draagt de kosten bij eigen schuld?
- Privégebruik en fiscale bijtelling: is privégebruik toegestaan en hoe wordt dit administratief verwerkt?
- Kilometerregistratie: hoe en wanneer moeten zakelijke kilometers worden bijgehouden?
Een helder personeelshandboek voorkomt discussies achteraf en versterkt de basis voor een veilige rijcultuur binnen je organisatie. Zorg dat medewerkers het handboek aantoonbaar hebben ontvangen en gelezen, bijvoorbeeld door een ondertekende ontvangstbevestiging.
Hoe registreer je zakelijke kilometers op een correcte manier?
Zakelijke kilometers registreer je correct door per rit minimaal de datum, het vertrekpunt, de bestemming, het zakelijke doel en het aantal gereden kilometers bij te houden. Dit geldt zowel voor medewerkers met een auto van de zaak als voor medewerkers die hun eigen auto gebruiken en een kilometervergoeding ontvangen. Een volledige en sluitende rittenadministratie is ook vereist voor de Belastingdienst.
Er zijn verschillende manieren om dit praktisch te organiseren:
- Digitale ritregistratie-apps: veel apps koppelen automatisch aan het voertuig en registreren ritten via GPS, wat administratieve fouten minimaliseert
- Digitale formulieren: via tools zoals Microsoft 365 kun je eenvoudige en gebruiksvriendelijke formulieren inrichten die medewerkers direct kunnen invullen
- Maandelijkse declaraties: voor medewerkers met eigen auto is een maandelijks declaratieformulier een gangbare methode, mits volledig ingevuld
Wil je de kilometerregistratie slimmer en efficiënter inrichten? Met Microsoft 365 als managementinstrument kun je formulieren, dashboards en digitale handboeken zo inrichten dat medewerkers binnen enkele klikken de juiste informatie vastleggen en terugvinden.
Let op: als een medewerker een auto van de zaak ook privé gebruikt, moet hij of zij kunnen aantonen dat er op jaarbasis niet meer dan 500 privékilometers zijn gereden om bijtelling te vermijden. Zonder sluitende rittenadministratie is dit bewijs vrijwel onmogelijk te leveren.
Wanneer is een werknemer verzekerd bij een ongeluk onderweg?
Een werknemer is verzekerd bij een ongeluk onderweg wanneer het ongeluk plaatsvindt tijdens de uitoefening van zijn of haar werk. Dit heet een arbeidsongeval en valt onder de werkgeversaansprakelijkheid. Bij gebruik van een auto van de zaak geldt de zakelijke autoverzekering. Bij gebruik van een eigen auto is de situatie complexer en afhankelijk van aanvullende afspraken en verzekeringen.
Auto van de zaak
Als de medewerker rijdt in een auto van de zaak, is het voertuig in principe verzekerd via de zakelijke autoverzekering van de werkgever. Zorg dat deze verzekering actueel is en dat alle bestuurders die het voertuig mogen gebruiken op de polis staan vermeld. Schade door eigen schuld kan alsnog op de medewerker worden verhaald als dit contractueel is vastgelegd, maar de basisaansprakelijkheid ligt bij de werkgever.
Eigen auto voor zakelijk gebruik
Rijdt een medewerker met zijn of haar eigen auto voor het werk, dan dekt de particuliere autoverzekering doorgaans de schade aan derden. Maar de medewerker zelf kan in een grijs gebied terechtkomen als het gaat om letsel of inkomensderving. Als werkgever heb je een zorgplicht: je kunt aansprakelijk worden gesteld als blijkt dat je wist dat de medewerker onvoldoende verzekerd was. Overweeg daarom een aanvullende zakelijke reisverzekering of een collectieve verkeersongevallenverzekering.
Raadpleeg bij twijfel altijd een verzekeringsadviseur en leg afspraken over verzekeringsdekking schriftelijk vast in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek.
Hoe neem je rijrisico’s op in de RI&E?
Rijrisico’s neem je op in de RI&E door rijden voor het werk te behandelen als een volwaardige arbeidsrisicofactor. Dat betekent dat je de omvang van het rijwerk in kaart brengt, de meest voorkomende risico’s benoemt, beheersmaatregelen formuleert en een plan van aanpak opstelt. Veel werkgevers vergeten dit onderdeel, terwijl verkeersongelukken een van de meest voorkomende oorzaken van arbeidsongevallen zijn.
Relevante risicofactoren om op te nemen zijn onder andere:
- Rijden onder tijdsdruk of bij vermoeidheid
- Gebruik van mobiele telefoon of andere apparaten achter het stuur
- Rijden in onbekende omgevingen of onder slechte weersomstandigheden
- Onvoldoende kennis van verkeersregels bij buitenlandse ritten
- Staat van onderhoud van het voertuig
Een standaard RI&E geeft een breed overzicht van alle arbeidsrisico’s. Maar als mobiliteit een significant onderdeel is van het werk, kan een verdiepend onderzoek waardevolle extra inzichten bieden in specifieke rijrisico’s die extra aandacht verdienen.
Hoe Pienter helpt bij het vastleggen van rijrisico’s en mobiliteitsbeleid
Zakelijk rijden raakt aan meerdere disciplines tegelijk: arbeidsrecht, verzekeringen, fiscaliteit en arboveiligheid. Pienter helpt technische MKB-bedrijven om dit overzichtelijk en werkbaar te maken, zonder papieren tijgers of toneelspel. Wij vertalen wet- en regelgeving naar concrete, praktisch toepasbare afspraken die passen bij jouw organisatie.
Wat wij voor je kunnen doen:
- Uitvoeren van een RI&E inclusief mobiliteitsrisico’s, begeleid door gecertificeerde specialisten waaronder drie Hogere Veiligheidskundigen (HVK)
- Opstellen of aanscherpen van een rijbeleid en personeelshandboek op maat
- Inrichten van digitale kilometerregistratie en formulieren via Microsoft 365
- Uitvoeren van een verdiepend onderzoek naar mobiliteitsrisico’s als rijden een groot deel van het werk uitmaakt
- Ondersteuning bij de implementatie van maatregelen, zodat risico’s structureel worden aangepakt
Wil je weten hoe jouw organisatie er op dit moment voor staat als het gaat om zakelijk rijden en werkgeversverplichtingen? Neem contact op en we kijken samen wat nodig is.
