Na een fusie of overname moet je in de meeste gevallen een nieuwe RI&E laten uitvoeren, of op zijn minst de bestaande RI&E grondig bijwerken. De arbeidsomstandigheden, werkprocessen en risicoprofielen veranderen namelijk ingrijpend wanneer twee organisaties samengaan. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de RI&E-verplichting na een fusie of overname.
Wat verandert er aan de arbeidsrisico’s bij een fusie of overname?
Bij een fusie of overname veranderen de arbeidsrisico’s op meerdere fronten tegelijk. Medewerkers werken plotseling in een andere omgeving, met andere machines, andere collega’s en andere procedures. Bekende werkroutines verdwijnen, nieuwe taken komen erbij en de organisatiecultuur rondom veiligheid en gezondheid kan sterk verschillen tussen de samengevoegde bedrijven.
Concreet kun je bij een risico-inventarisatie na een fusie te maken krijgen met:
- Nieuwe fysieke werkplekken met andere gevaren, zoals andere machines of opslagruimtes
- Wisselende ploegen of werktijden die de fysieke belasting veranderen
- Gebruik van gevaarlijke stoffen die in de ene organisatie wel en in de andere niet aanwezig waren
- Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden, wat leidt tot een verhoogd risico op ongelukken
- Psychosociale arbeidsbelasting door onzekerheid, reorganisatie en veranderende rollen
Deze combinatie van veranderingen maakt dat een bestaande RI&E simpelweg niet meer aansluit op de werkelijkheid. Een actuele en volledige risico-inventarisatie en evaluatie is dan geen luxe, maar een noodzaak om medewerkers veilig te laten werken.
Is een nieuwe RI&E wettelijk verplicht na een fusie of overname?
Ja, in de meeste gevallen is een nieuwe of bijgewerkte RI&E wettelijk verplicht na een fusie of overname. De Arbeidsomstandighedenwet schrijft voor dat iedere werkgever beschikt over een actuele RI&E die de werkelijke situatie weerspiegelt. Zodra de organisatiestructuur, werkprocessen of arbeidsomstandigheden wezenlijk veranderen, moet de RI&E worden herzien.
De wet stelt geen specifieke termijn voor het uitvoeren van een nieuwe RI&E na een fusie, maar de norm is duidelijk: de RI&E moet altijd actueel zijn. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert hier actief op en kan bij een inspectie vragen naar een recente, ondertekende RI&E met bijbehorend plan van aanpak. Ontbreekt die of is die verouderd, dan riskeer je een waarschuwing of boete.
Bij een overname waarbij de verkrijgende partij als nieuwe werkgever optreedt, geldt bovendien dat de nieuwe werkgever zelf verantwoordelijk wordt voor de naleving van de Arbowet. Een bestaande RI&E van de overgenomen organisatie kan niet zomaar worden overgenomen zonder beoordeling.
Wanneer volstaat het bijwerken van een bestaande RI&E?
Het bijwerken van een bestaande RI&E volstaat wanneer de fusie of overname slechts beperkte wijzigingen in de arbeidsomstandigheden met zich meebrengt. Denk aan een overname waarbij de overgenomen partij klein is, in hetzelfde pand blijft werken en dezelfde werkzaamheden blijft uitvoeren onder nagenoeg gelijke omstandigheden.
In de praktijk is dit eerder uitzondering dan regel. Een bijwerking is realistisch als:
- De werklocatie en werkprocessen grotendeels ongewijzigd blijven
- De samenstelling van medewerkers nauwelijks verandert
- Beide organisaties al werkten met vergelijkbare veiligheids- en gezondheidsstandaarden
- De bestaande RI&E recent is uitgevoerd en goed gedocumenteerd
Is er sprake van een echte samenvoeging van twee teams, locaties of werkprocessen, dan is een volledige nieuwe RI&E vrijwel altijd de juiste keuze. Twijfel je? Dan is het verstandig om een Arbodeskundige te raadplegen die de situatie objectief beoordeelt.
Hoe pak je een RI&E aan na een fusie of overname?
Een RI&E na een fusie of overname pak je stapsgewijs aan, te beginnen met een inventarisatie van alle veranderingen in de organisatie. Breng eerst in kaart welke werklocaties, functies, werkprocessen en medewerkers betrokken zijn, zodat de scope van de risico-inventarisatie helder is voordat je begint.
Een praktische aanpak ziet er als volgt uit:
- Breng de veranderingen in kaart: Welke locaties, afdelingen en functies zijn nieuw of gewijzigd?
- Beoordeel bestaande RI&E-documenten: Welke onderdelen zijn nog geldig en welke moeten opnieuw worden beoordeeld?
- Voer werkplekbezoeken en interviews uit: Praat met medewerkers op de werkvloer om de werkelijke situatie te begrijpen
- Analyseer de risico’s integraal: Combineer de bevindingen van beide organisaties tot één samenhangend beeld
- Stel een plan van aanpak op: Prioriteer maatregelen op basis van ernst en waarschijnlijkheid van risico’s
- Laat de RI&E toetsen: Organisaties met meer dan 25 medewerkers zijn verplicht de RI&E te laten toetsen door een gecertificeerde Arbodeskundige
Bij complexe situaties, zoals wanneer gevaarlijke stoffen, machineveiligheid of specifieke fysieke belasting een rol spelen, kan een verdiepend onderzoek naast de RI&E zinvol zijn. Dit geeft extra inzicht in specifieke risicothema’s die in de standaard RI&E minder diepgang krijgen.
Wie is verantwoordelijk voor de RI&E na een overname?
Na een overname is de nieuwe werkgever verantwoordelijk voor de RI&E. Dit is de partij die na de transactie als formele werkgever optreedt en daarmee de verplichtingen uit de Arbeidsomstandighedenwet overneemt. Die verantwoordelijkheid kan niet worden overgedragen aan de vorige eigenaar of worden weggeschreven in contractuele afspraken.
Bij een fusie waarbij een nieuwe juridische entiteit ontstaat, rust de verantwoordelijkheid bij het bestuur van die nieuwe entiteit. In de praktijk betekent dit dat de directie of het management de opdracht geeft voor een nieuwe RI&E en zorgt dat er een actueel plan van aanpak beschikbaar is.
Operationeel wordt de uitvoering vaak belegd bij de QHSE- of KAM-manager, of bij een externe Arbodeskundige. Maar de eindverantwoordelijkheid blijft bij de werkgever. Medewerkers hebben overigens het recht om de RI&E in te zien en de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging heeft instemmingsrecht op het arbobeleid, inclusief de aanpak van de RI&E.
Hoe Pienter helpt met de RI&E na een fusie of overname
Een fusie of overname brengt veel tegelijk op je bord. De RI&E mag daarbij niet blijven liggen, maar het ontbreekt vaak aan tijd, kennis of capaciteit om dit direct goed op te pakken. Pienter neemt dit van je over met een praktische, no-nonsense aanpak die aansluit op jouw situatie.
Wat we voor je doen:
- Uitvoeren van een volledige, actuele RI&E die de nieuwe organisatiewerkelijkheid weerspiegelt
- Beoordelen welke onderdelen van bestaande RI&E-documenten nog bruikbaar zijn
- Verdiepende onderzoeken op specifieke risicothema’s zoals machineveiligheid, gevaarlijke stoffen of fysieke belasting
- Opstellen van een concreet plan van aanpak met prioritering van maatregelen
- Toetsing door gecertificeerde specialisten, waaronder drie Hogere Veiligheidskundigen (HVK), Arbeidshygiënisten en Arbeid- en Organisatiedeskundigen
- Ondersteuning bij de implementatie van verbetermaatregelen, zodat risico’s structureel worden aangepakt
Pienter werkt samen met technische MKB-bedrijven die na een fusie of overname snel weer grip willen op hun arbeidsomstandigheden, zonder papieren tijgers of toneelspel. Wil je weten wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact op en we denken graag met je mee.
