Een interim kwaliteitsmanager heb je nodig wanneer je organisatie tijdelijk behoefte heeft aan gespecialiseerde kennis op het gebied van kwaliteitsmanagement, maar het niet praktisch of wenselijk is om iemand vast in dienst te nemen. Dit speelt bijvoorbeeld bij een langdurige vacature, een aankomende certificering of een periode van snelle groei. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het inhuren van een interim kwaliteitsmanager.
Wat doet een interim kwaliteitsmanager precies?
Een interim kwaliteitsmanager is een tijdelijke specialist die verantwoordelijkheid neemt voor het opzetten, bewaken en verbeteren van kwaliteitsprocessen binnen een organisatie. Hij of zij werkt als een volwaardige kwaliteitsmanager, maar op tijdelijke basis. De focus ligt op het borgen van kwaliteitsnormen, het begeleiden van audits en het structureren van processen, zodat de organisatie aantoonbaar voldoet aan wet- en regelgeving.
In de praktijk betekent dit dat een interim kwaliteitsmanager taken uitvoert zoals:
- Het opstellen en beheren van kwaliteitshandboeken en procedures
- Het begeleiden van interne en externe audits
- Het uitvoeren of coördineren van risico-inventarisaties en evaluaties
- Het bewaken van normen zoals ISO 9001, VCA of andere relevante certificeringen
- Het trainen en bewustmaken van medewerkers op het gebied van kwaliteit
Wat een goede interim kwaliteitsmanager onderscheidt, is het vermogen om snel inzicht te krijgen in de organisatie en direct waarde toe te voegen, zonder lange inwerktijd of onnodige bureaucratie.
In welke situaties is een interim kwaliteitsmanager nodig?
Een interim kwaliteitsmanager inhuren is verstandig in situaties waarin een organisatie tijdelijk geen vaste kwaliteitsmanager heeft of waarin extra capaciteit en expertise noodzakelijk zijn. De meest voorkomende situaties zijn een openstaande vacature, een aankomende hercertificering of een ingrijpende organisatieverandering.
Concrete situaties waarin organisaties kiezen voor interim QHSE of KAM-management zijn onder andere:
- Langdurig ziekteverzuim van de vaste kwaliteitsmanager, waarbij continuïteit van processen geborgd moet blijven
- Een aankomende certificeringsaudit waarvoor specifieke voorbereiding en expertise vereist zijn
- Snelle groei van de organisatie waarbij bestaande kwaliteitsprocessen niet meer toereikend zijn
- Fusies of overnames waarbij twee kwaliteitssystemen samengevoegd moeten worden
- Een openstaande vacature waarbij de wervingsprocedure meer tijd vraagt dan verwacht
- Projectmatige inzet voor een specifieke norm of certificering die eenmalig aandacht vereist
Voor technische MKB-bedrijven geldt bovendien dat de combinatie van kwaliteit, veiligheid en milieu (QHSE) vaak zo verweven is dat een generalist met brede kennis meer waarde biedt dan een specialist op één deelgebied.
Wat is het verschil tussen een interim kwaliteitsmanager en een KAM-coördinator?
Een interim kwaliteitsmanager heeft doorgaans een meer strategische en eindverantwoordelijke rol, terwijl een KAM-coördinator (Kwaliteit, Arbo en Milieu) primair een coördinerende en uitvoerende functie vervult. Het verschil zit in het niveau van verantwoordelijkheid, de breedte van het werkterrein en de mate van zelfstandigheid waarmee beslissingen worden genomen.
Een KAM-coördinator ondersteunt het management bij het naleven van normen en regels op het gebied van kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu. Hij of zij is de schakel tussen de werkvloer en het management. Een interim kwaliteitsmanager neemt daarentegen tijdelijk de eindverantwoordelijkheid over en stuurt actief op verbeteringen en strategische keuzes.
In de praktijk zijn de grenzen soms vloeiend. Bij kleinere organisaties vervult een KAM-coördinator soms ook taken die bij grotere bedrijven aan een kwaliteitsmanager zijn voorbehouden. De keuze voor de ene of de andere functie hangt af van de complexiteit van de organisatie, de omvang van het kwaliteitssysteem en de mate van begeleiding die het management zelf kan bieden.
Hoe lang heeft een organisatie een interim kwaliteitsmanager nodig?
De duur van een interim kwaliteitsmanagementopdracht varieert sterk, maar ligt gemiddeld tussen drie maanden en een jaar. De exacte looptijd hangt af van de aanleiding: een gerichte certificeringsvoorbereiding kan in drie tot zes maanden worden afgerond, terwijl het opvangen van langdurig ziekteverzuim of het begeleiden van een organisatietransformatie langer kan duren.
Bij het bepalen van de gewenste inzetduur is het verstandig om rekening te houden met:
- De complexiteit van het kwaliteitssysteem en de gewenste eindsituatie
- De mate waarin interne medewerkers de taken uiteindelijk zelf kunnen overnemen
- De planning van externe audits of hercertificeringen
- De voortgang van een eventuele wervingsprocedure voor een vaste kwaliteitsmanager
Een goede interim kwaliteitsmanager werkt altijd toe naar een situatie waarin hij of zij zichzelf overbodig maakt. Dat betekent kennisoverdracht, geborgde processen en een organisatie die zelfstandig verder kan. Bekijk ook de projecten die laten zien hoe tijdelijke inzet blijvende resultaten oplevert.
Wat kost een interim kwaliteitsmanager?
De kosten van een interim kwaliteitsmanager zijn afhankelijk van het ervaringsniveau, de breedte van het werkterrein (alleen kwaliteit of ook QHSE) en het aantal dagen per week dat de professional inzetbaar is. Een ervaren QHSE-manager rekent doorgaans een dagtarief dat past bij zijn of haar expertise en de specifieke opdracht.
Het is verleidelijk om puur op kosten te sturen, maar de werkelijke waarde zit in wat een interim kwaliteitsmanager oplevert. Denk aan het voorkomen van een mislukte certificeringsaudit, het reduceren van incidenten op de werkvloer of het structureren van processen die daarna jaren meegaan. In dat licht zijn de kosten van een tijdelijke specialist vaak een investering die zich snel terugverdient.
Voor MKB-bedrijven is het bovendien aantrekkelijk dat een interim professional geen vaste lasten met zich meebrengt zoals pensioenopbouw, secundaire arbeidsvoorwaarden of opleidingsbudgetten. Je betaalt voor de inzet die je nodig hebt, op het moment dat je die nodig hebt.
Hoe kies je de juiste interim kwaliteitsmanager voor jouw organisatie?
De juiste interim kwaliteitsmanager kiezen begint met een helder beeld van wat je organisatie nodig heeft. Gaat het om een brede QHSE-rol of specifiek om kwaliteitsmanagement? Is er behoefte aan iemand die een certificering begeleidt of iemand die een heel kwaliteitssysteem opnieuw opbouwt? Die vragen bepalen het profiel.
Let bij de selectie op de volgende criteria:
- Sectorkennis: Heeft de kandidaat ervaring in een vergelijkbare branche of met vergelijkbare normen?
- Breedte van expertise: Kan de professional ook veiligheid, arbo en milieu meenemen als dat relevant is?
- Praktische instelling: Werkt de kandidaat pragmatisch en resultaatgericht, of produceert hij of zij vooral rapporten?
- Communicatie: Kan de professional zowel met de werkvloer als met het management schakelen?
- Beschikbaarheid: Past het gewenste aantal dagen per week bij de opdracht?
Vraag altijd naar eerdere opdrachten en concrete resultaten. Een goede interim kwaliteitsmanager kan aantonen wat hij of zij heeft bereikt, niet alleen beschrijven wat hij of zij heeft gedaan. Voor een overzicht van relevante certificeringen en normen waarmee een interim professional vertrouwd moet zijn, is het handig om vooraf te inventariseren welke normen in jouw organisatie van toepassing zijn.
Hoe Pienter helpt met interim kwaliteitsmanagement
Wij begrijpen dat het vinden van de juiste tijdelijke ondersteuning voor kwaliteitsmanagement niet altijd eenvoudig is. Pienter biedt praktische, no-nonsense hulp aan technische MKB-bedrijven die tijdelijk behoefte hebben aan gespecialiseerde QHSE-expertise. Wat wij bieden:
- Een team van 3 HVK-adviseurs die elkaar scherp houden op kennis en vakmanschap
- Brede expertise op het gebied van kwaliteit, arbo, veiligheid, milieu en informatiebeveiliging
- Pragmatische aanpak waarbij wetgeving en normen worden vertaald naar de dagelijkse werkpraktijk, zonder papieren tijgers
- Inzet van Microsoft 365 als managementinstrument voor digitale handboeken, formulieren en dashboards, zodat informatie altijd binnen handbereik is
- Flexibele inzetbaarheid: van een dag per week tot een volledige interimopdracht
- Bewezen resultaten in uiteenlopende technische sectoren
Of het nu gaat om het opvangen van een vacature, het begeleiden van een hercertificering of het structureel verbeteren van je kwaliteitssysteem, wij staan klaar om direct aan de slag te gaan. Neem contact op en bespreek vrijblijvend wat jouw organisatie nodig heeft.
