Vóór de start van een inleenopdracht moet je minimaal de identiteitsgegevens van de inleenkracht, de registratiestatus van de uitlener en de gemaakte arbeidsafspraken vastleggen. Dit is niet alleen een kwestie van goede administratie: de wet verplicht inlenende bedrijven om aantoonbaar te maken dat zij samenwerken met een toegelaten uitlener. De secties hieronder beantwoorden de meest gestelde vragen over wat je precies moet registreren, wanneer en waarom.
Welke wettelijke verplichtingen gelden er bij het inlenen van personeel?
Als inlener ben je wettelijk verplicht om uitsluitend arbeidskrachten in te huren via uitleners die geregistreerd staan in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Vanaf 1 januari 2028 geldt bovendien de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta), die inleners verplicht om alleen samen te werken met officieel toegelaten uitleners. Wie dat niet doet, riskeert een boete van de Nederlandse Arbeidsinspectie.
De Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi) bevat de huidige basisregels voor arbeidsbemiddeling en het ter beschikking stellen van arbeidskrachten. Uitleners moeten als uitlener geregistreerd staan in het Waadi-register, dat onderdeel is van het Handelsregister. Als inlener ben je medeverantwoordelijk: leen je in van een niet-geregistreerde partij, dan kun je zelf ook beboet worden.
Met de inwerkingtreding van de Wtta op 1 januari 2027 en de volledige handhaving vanaf 1 januari 2028 worden de eisen verder aangescherpt. De Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU) beheert een openbaar register van toegelaten uitleners. Controleer de status van een uitlener bij de start van de samenwerking en daarna regelmatig tijdens de looptijd. Leg uiterlijk op de eerste werkdag van de ingehuurde medewerker vast dat je deze controle hebt uitgevoerd en bewaar het bewijs.
Naast registratie gelden er ook verplichtingen rondom gelijke behandeling. De Waadi bepaalt dat inleenkrachten recht hebben op ten minste dezelfde arbeidsvoorwaarden als vergelijkbare werknemers in jouw organisatie. Dit raakt direct aan de afspraken die je met de uitlener maakt en die je schriftelijk moet vastleggen.
Welke gegevens van de inleenkracht moet ik vastleggen?
Van elke inleenkracht leg je vóór de eerste werkdag minimaal de volgende gegevens vast: volledige naam, geboortedatum, nationaliteit, een kopie van een geldig identiteitsbewijs en het BSN. Dit zijn de wettelijk verplichte basisgegevens die nodig zijn voor de loonadministratie en de identificatieplicht op de werkvloer.
Naast de persoonsgegevens is het verstandig om ook de volgende informatie te registreren:
- Functie en taakomschrijving waarvoor de inleenkracht wordt ingezet
- Startdatum en verwachte einddatum van de opdracht
- Naam en contactgegevens van de uitlener of het uitzendbureau
- Het inleentarief en de overeengekomen arbeidsvoorwaarden
- Eventuele relevante diploma’s, certificaten of veiligheidspassen
Bij arbeidskrachten die werken in sectoren met specifieke veiligheidseisen, zoals de bouw, industrie of logistiek, kunnen aanvullende documenten verplicht zijn. Denk aan een VCA-certificaat, een geldig rijbewijs voor bepaalde machines of een medische keuring. Leg ook deze documenten vast en controleer hun geldigheid vóór de start.
Voor arbeidsmigranten gelden extra aandachtspunten. Controleer of de medewerker beschikt over een geldige verblijfs- en werkvergunning, indien van toepassing. Bewaar kopieën in de administratie en noteer de vervaldatum zodat je tijdig kunt signaleren wanneer verlenging nodig is.
Welke afspraken met de uitlener leg ik vast vóór de start?
Vóór de start van een inleenopdracht leg je schriftelijk vast: de identiteit en registratiestatus van de uitlener, de toepasselijke cao of arbeidsvoorwaarden, de aansprakelijkheidsverdeling en de specifieke opdrachtsomschrijving. Een mondelinge afspraak is juridisch kwetsbaar en biedt bij geschillen of controles onvoldoende bescherming.
De schriftelijke overeenkomst met de uitlener bevat minimaal:
- Registratiebewijs van de uitlener: het KvK-nummer en de bevestiging dat de uitlener staat ingeschreven als uitlener in het Waadi-register. Vanaf 2028 voeg je hier het bewijs van Wtta-toelating aan toe.
- Arbeidsvoorwaarden van de inleenkracht: welke cao van toepassing is, wat het overeengekomen loon is en welke overige voorwaarden gelden.
- Opdrachtsomschrijving: de functie, de werkzaamheden, de werklocatie en de werktijden.
- Aansprakelijkheid en verzekering: wie aansprakelijk is bij schade of een arbeidsongeval en hoe de verzekeringsdekking is geregeld.
- Arboverantwoordelijkheden: een expliciete afbakening van wie verantwoordelijk is voor de veiligheidsintroductie, persoonlijke beschermingsmiddelen en toezicht op de werkvloer.
Bewaar het bewijs van de registratiecontrole altijd, ook als de samenwerking later wordt verlengd. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan bij een controle vragen naar het moment waarop je de status van de uitlener hebt geverifieerd.
Hoe leg ik arbo- en veiligheidsverplichtingen vast bij inlenen?
Bij het inlenen van personeel ben jij als inlener verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van de inleenkracht op de werkvloer. Dit betekent dat je de inleenkracht dezelfde arbo-bescherming biedt als je eigen medewerkers. Leg schriftelijk vast welke risico’s er zijn, welke instructies zijn gegeven en wie het toezicht uitoefent.
De Arbeidsomstandighedenwet verplicht je om de uitlener te informeren over de risico’s van de functie voordat de inleenkracht aan het werk gaat. De uitlener is op zijn beurt verplicht om die informatie door te geven aan de arbeidskracht. Documenteer deze informatieverstrekking, zodat je bij een controle kunt aantonen dat je aan deze verplichting hebt voldaan.
Praktisch betekent dit dat je vóór de eerste werkdag het volgende vastlegt:
- Een beschrijving van de risico’s verbonden aan de functie, gebaseerd op de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) van jouw organisatie
- Welke persoonlijke beschermingsmiddelen beschikbaar worden gesteld en door wie
- De veiligheids- en gedragsinstructies die bij de introductie zijn gegeven
- De naam van de leidinggevende of contactpersoon die toezicht houdt
- Eventuele specifieke opleidingen of instructies die de inleenkracht vóór aanvang moet hebben gevolgd
Laat de inleenkracht bij voorkeur tekenen voor ontvangst van de veiligheidsinstructie. Dit is niet verplicht, maar biedt aantoonbaar bewijs dat de instructie daadwerkelijk is gegeven. Bewaar dit document in het dossier van de inleenopdracht.
Waar sla ik de gegevens van een inleenopdracht op?
Gegevens van een inleenopdracht sla je op in een centrale, toegankelijke en beveiligde administratie. Dit kan een digitaal systeem zijn, een gedeelde omgeving zoals Microsoft 365, of een combinatie van beide. Essentieel is dat de informatie snel beschikbaar is bij een interne controle, een audit of een inspectie van de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Een goede administratie van inleenopdrachten is overzichtelijk gestructureerd. Per opdracht maak je een dossier aan met daarin:
- Persoonsgegevens en identiteitsdocumenten van de inleenkracht
- De inleenovereenkomst met de uitlener inclusief het registratiebewijs
- Bewijs van de Waadi-registratiecontrole (en vanaf 2028 de Wtta-toelatingscontrole)
- Arbo-documentatie: RI&E-informatie, instructiebewijzen en PBM-afspraken
- Correspondentie en eventuele wijzigingen tijdens de looptijd
Houd rekening met de bewaartermijnen. Fiscale en arbeidsrechtelijke documenten bewaar je doorgaans minimaal zeven jaar. Persoonsgegevens bewaar je niet langer dan noodzakelijk op grond van de AVG. Leg de bewaartermijnen vast in je eigen beleid en zorg dat medewerkers die de administratie beheren hiervan op de hoogte zijn.
Een digitale omgeving biedt duidelijke voordelen: documenten zijn eenvoudig te doorzoeken, versiegeschiedenis is zichtbaar en toegangsrechten zijn per rol in te stellen. Zo weet je altijd wie welke informatie kan inzien en wijzigen, wat bijdraagt aan een betrouwbare en controleerbare administratie.
Hoe Pienter helpt bij het vastleggen van inleenopdrachten
Een correcte administratie van inleenopdrachten vraagt om kennis van wetgeving, arboverplichtingen en praktische organisatie. Pienter ondersteunt technische MKB-bedrijven bij het inrichten van een heldere en werkbare administratie, zodat je altijd voldoet aan de wettelijke eisen zonder onnodige bureaucratie.
Wat wij voor jou kunnen doen:
- Inrichten van een digitaal KAM-systeem in Microsoft 365, zodat alle gegevens van inleenopdrachten binnen drie klikken beschikbaar zijn voor de juiste persoon
- Opstellen van sjablonen voor inleenovereenkomsten, veiligheidsinstructies en registratiecontroles, afgestemd op jouw branche en werkprocessen
- Begeleiding bij arboverplichtingen, waaronder het koppelen van de RI&E aan de introductie van inleenkrachten
- Interim QHSE- en KAM-ondersteuning door een van onze drie HVK-adviseurs, die direct inzetbaar zijn als jouw organisatie tijdelijk extra capaciteit of specialistische kennis nodig heeft
- Praktische vertaling van de Wtta naar concrete stappen voor jouw organisatie, zodat je tijdig voldoet aan de eisen die per 1 januari 2028 gelden
Wil je weten hoe Pienter jouw administratie rondom inleenopdrachten kan versterken? Neem contact op en we denken graag met je mee.
